Sekretär / Sekretärin (m/w/d) für die Geschäftsstelle Bauen und Projekte
12.09.2024
Landeshauptstadt Potsdam
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Sekretär / Sekretärin (m/w/d) für die Geschäftsstelle Bauen und Projekte
Landeshauptstadt Potsdam
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Aktualität: 12.09.2024
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12.09.2024, Landeshauptstadt Potsdam
Potsdam (DE)
Sekretär / Sekretärin (m/w/d) für die Geschäftsstelle Bauen und Projekte
Aufgaben:
- Büromanagement
- Bearbeiten und Weiterleiten des Posteingangs und Postausgangs sowie der digitalen Postfächer, Wiedervorlage von Vorgängen
- Datenschutzkonformer Umgang mit Akten, Daten und Schriftgut
- Schreibarbeiten und Formulieren von Schriftstücken
- Erstellen und Ablage von Protokollen
- Terminmanagement, Koordinieren der Terminüberwachung und Wiedervorlagen
- Vor- und Nachbereiten von Beratungen und Besprechungsterminen
- Durchführen von Recherchen
- Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial
- Archivierungsarbeiten
- Bürokommunikation
- Telefondienst
- Vorbereiten von Besprechungen und sonstigen Termine
- Erteilen von Auskünften an Mitarbeitende und Bürger*innen (m/w/d)
- Empfangen und Betreuen von Besuchenden
- Teilsachbearbeitung
- Dokumentenzusammenstellung für fachbezogene Vorgänge
- Ansprechpartnerin (m/w/d) für Bürgerinnen (m/w/d)
Qualifikationen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder verwaltungsnahen Beruf (bspw. Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation, Bürokaufmann/Bürokauffrau, Rechtsanwaltsfachangestellte/Rechtsanwaltsfachangestellter oder Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter)
- Einschlägige Berufserfahrung
- Sehr gute Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit Standardsoftware
- Ausgeprägte Fähigkeit zur Strukturierung, Priorisierung, Wiedervorlage und Ablage von Verwaltungsvorgängen
- Sehr routiniert und erfahren in der Organisation der Büroabläufe, Terminplanung, Terminverwaltung, Bereitstellung von Unterlagen
- Eine hohe Dienstleistungskompetenz sowie sicherer Umgang mit hohen Belastungen und aufkommenden Konflikten
- Ihre Freude an der Arbeit im Team rundet Ihr Profil ab
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