Sekretär­­/­­in (m/w/d) im Allgemeinen Sozialen Dienst im Regionalteam in Brakel

- Auskunftserteilung an Rat suchende Bürger einschl. - Besucherempfang - erste/r Ansprechpartner/in Information, Vermittlung an den/die jeweils zuständigen/e Sachbearbeiter/in - Telefonvermittlungsdienst und Aufnahme von Informationen, Anliegen, Abdeckung der Telefonzeiten der einzelnen Mitarbeiter/innen außerhalb deren Sprechzeiten - Herausgabe von Broschüren und Infomaterial - Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Posttransport, Sichten der Posteingänge: Vorsortieren nach Zuständigkeiten für die Mitarbeiter/innen des ASD, bei Abwesenheit der Kollegen/innen Termin- und Fristenüberwachung - Beschaffung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien einschl. Überwachung der Bestände - Führen der Kalender für Besprechungsräume und Dienstwagen - Krankmeldungen - führen des Kalenders bei Lotus Notes bei Krankmeldungen, Terminabsagen und Terminvereinbarungen - Vorbereitung, Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen - Verwaltungsaufgaben des Sekretariats - Erledigung der anfallenden Schreibarbeiten - elektronische Kommunikation (Emails überwachen, weiterleiten, schreiben, versenden), ASD Postfach - Korrespondenz, Berichte, Aktenvermerke, Protokolle nach Diktat, Manuskript, Stichworten oder selbständig schreiben, vorgefertigte Texte formatieren und in richtiger Rechtschreibung und Zeichensetzung fertig stellen - Informationen aus dem Internet beschaffen und weiterleiten (Zuständigkeiten, Telefonnummern etc.) - EMA- Anfragen bearbeiten - Registraturarbeiten, einschl. Akten an- und -ablegen, - Erfassung im EDV-Fachprogramm PROSOZ - Anforderung notwendiger Dokumente für den ASD/WiJu im Rahmen der Antragsprüfung