Sekretär*in (m/w/d) für den Bereich Bau und Betrieb Kita­­/­­Schule

Büromanagement, Bürokommunikation - Bearbeitung und Weiterleitung des Posteingangs bzw. Postausgangs sowie der digitalen Postfächer, Wiedervorlage von Vorgängen - Führen von Karteien, Registraturen und Datenbanken, Ablage und Archivierung von Akten - Erteilung von Auskünften, Entgegennahme und Weiterleitung von Nachrichten - Verwaltung, Planung, Vorbereitung und Kontrolle von Terminen und Veranstaltungen - Koordinierung und Betreuung des internen und externen Besucherverkehrs - Recherchearbeiten für die Bereichsleitung - Bereichs- und arbeitsgruppenübergreifende Bearbeitung von Einzelvorgängen Beschaffung und Verwaltung der Büromaterialien für den Fachbereich - Bestandsaufnahme und Sicherstellung des Grundbürobedarfs (Druckerpatronen, Kopierpapier, Umlaufmappen, Kugelschreiber usw. unter Berücksichtigung der Reglungen zur Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit - Steuerung und Verwaltung des Ausleihservice von diversen Bürogeräten Haushaltsdurchführung - Haushaltsbewirtschaftung für die Konten der Büromaterialien und der Aufwendung für Bewirtungen - Abstimmungen mit dem Bereich Zentrale Dienste zur Beschaffung der Büromaterialien - Prüfung und Bearbeitung sowie Ablage der Rechnungen und Belege - Mittelübertragungen, Mittelentsperrungen, Beantragungen zu Haushaltsresten