Mitarbeiter/in im Sekretariat und Hausverwaltung (m/w/d)

· Sekretariatsaufgaben: O Empfang und Weiterleitung von Publikumsverkehr O Schreibarbeiten (Korrespondenz, Aktenvermerk, Berichte) O Aufnahme zur Niederschrift von Widersprüchen O Absicherung Telefondienst O Terminvereinbarungen mit In- und Externen O Digitaler / manueller Postein- und Ausgang inkl. Rechnungen O Protokollführung und -überwachung O Erstellung von Krank- und Gesundmeldungen · Aufgaben der Hausverwaltung / Bewirtschaftung der Dienstgebäude der Kernverwaltung: O Erteilung von Reparaturaufträgen O Ermittlung von Unterhalts- und Instandsetzungsmaßnahmen O Prüfung von Betriebskostenabrechnung (Strom, Gas, Wasser etc.) O Koordinierung der Vergabe der Tagungs- und Versammlungsräume an externe Nutzer O Absicherung des Trauungsablaufes O Vorbereitung der Ausschreibung und Vergabe von Reinigungsleistungen O Regelung und Überwachung der Ausführung der vergebenen Reinigungsleistungen O Haushaltsplanung im eigenen Aufgabenbereich O Prüfung der Rechnungslegung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit O Bearbeitung des Schließplanes O Transponderprogrammierung, einschließlich Verwaltung und Dokumentation