Chefassistenz (m/w/d) für das Sekretariatsmanagement
23.10.2024
Stadt Würzburg FB Personal
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Chefassistenz (m/w/d) für das Sekretariatsmanagement
Stadt Würzburg FB Personal
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Aktualität: 23.10.2024
Anzeigeninhalt:
23.10.2024, Stadt Würzburg FB Personal
Würzburg (DE)
Chefassistenz (m/w/d) für das Sekretariatsmanagement
Aufgaben:
Organisation
- Mitarbeit bei der Organisation des Sekretariats
- Termin- und Tagesplanung des Oberbürgermeisters, Terminabsprachen und -kontrolle, Terminkoordination, Führen des elektronischen Terminkalenders
- Operative und inhaltliche Unterstützung des Oberbürgermeisters bei seinen Informations-, Repräsentations- und Kontrollaufgaben
- Planung und Organisation von Besprechungen, kleineren Veranstaltungen und Dienstreisen verbunden mit den dazu gehörenden Abrechnungen
Kommunikation
- Betreuung der Besucher und Gäste
- Ansprechpartner/in für die Referenten, Mitarbeiter/innen, Bürgerinnen und Bürger sowie für die kommunalen Mandatsträger/innen
- Telefonmanagement
Korrespondenz
- Beantwortung und Koordination der Post,
- Erledigung der Korrespondenz des Oberbürgermeisters
- selbständige Beantwortung von informellen Anfragen
Koordinierung des Fahrereinsatzes
Qualifikationen:
- Qualifikationsprüfung für den Einstieg in die 2. Qualifikationsebene der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen oder Verwaltungsfachangestellte oder Fachprüfung I für Verwaltungsangestellte oder eine der Aufgabenstellung dienliche, dreijährige anerkannte Berufsausbildung i. V. m. der Weiterbildung zum/zur Geprüften Sekretär/in (IHK)
- mehrjährige einschlägige Erfahrung in herausgehobener Position
- Erfahrung im Führen einer elektronischen Vorgangsarchivierung
Sie verfügen über ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift, eine selbständige und loyale Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität sowie Umsichtigkeit, auch unter hohem Zeitdruck und Publikumsaufkommen. Ein professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen, Organisationstalent sowie ein hohes Maß an Serviceorientierung und Souveränität im Auftreten zählen ebenso zu Ihren persönlichen Stärken.
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