Beschäftigte / Beschäftigter (w/m/d) in den Bereichen Assistenz und Registratur.
26.10.2024
Regierungspräsidium Freiburg Personal
Freiburg im Breisgau (DE)
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Beschäftigte / Beschäftigter (w/m/d) in den Bereichen Assistenz und Registratur.
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Aktualität: 26.10.2024
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26.10.2024, Regierungspräsidium Freiburg Personal
Freiburg im Breisgau (DE)
Beschäftigte / Beschäftigter (w/m/d) in den Bereichen Assistenz und Registratur.
Aufgaben:
- Erstellen von Anschreiben und Bescheiden nach Vorlage;
- Anlegen und Pflegen von Listen; Zusammenstellung von Datenmaterial;
- Verwalten und Anpassen von Vordrucken und Mustern;
- Ausfertigung von Gebührenbescheiden und Auszahlungsanordnungen nach Anweisung;
- sonstige Assistenztätigkeiten (Postverkehr, Diktate, Terminverwaltung und -koordination, Telefondienst, Serviceaufgaben).
- Erfassung des elektronischen und schriftlichen Posteingangs;
- Führung der elektronischen Akte, eigenständige Zuordnung und Registrierung des eingehenden Schriftguts nach Aktenplan;
- Verwaltung des Aktenbestands, Wiedervorlagemanagement, Archivierung und zeitbezogene Aussonderung von Akten.
Der konkrete Aufgabenzuschnitt richtet sich jeweils nach der betreuten Organisationseinheit. Änderungen bleiben vorbehalten.
Qualifikationen:
- erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellte / Rechtsanwaltsfachangestellter, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder Justizfachangestellte / Justizfachangestellter;
- sichere Beherrschung der gängigen MS-Office-Programme sowie Bereitschaft und Fähigkeit, sich in weitere Programme einzuarbeiten;
- Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit, ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit, Servicebereitschaft, Organisationsgeschick und freundliches Auftreten;
- sicheren Umgang mit der deutschen Sprache in Wort und Schrift.
Berufliche Erfahrungen im Assistenz- bzw. Registraturbereich einer Behörde.
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