Ab sofort: Team-Assistenz, Seminarverwaltung, Teilnehmer*innen-Betreuung (m/w/d)
22.09.2024
Prof. Dr. Monika Zimmermann
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Ab sofort: Team-Assistenz, Seminarverwaltung, Teilnehmer*innen-Betreuung (m/w/d)
Prof. Dr. Monika Zimmermann
Heidelberg, Neckar (DE)
Aktualität: 22.09.2024
Anzeigeninhalt:
22.09.2024, Prof. Dr. Monika Zimmermann
Heidelberg, Neckar (DE)
Ab sofort: Team-Assistenz, Seminarverwaltung, Teilnehmer*innen-Betreuung (m/w/d)
Aufgaben:
- Übernahme allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben im täglichen Betrieb: beispielsweise Postein- und -ausgänge einschließlich e-Mails, Beantwortung und/oder Weiterleitung telefonischer Anfragen, Dokumentenmanagement, Ablage usw.
- sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Erstellung/Überarbeitung von Dokumenten: beispielsweise Texte, Grafiken, Tabellen, Power-Point-Präsentationen usw. (gegebenenfalls unter Nutzung von KI)
- Betreuung (überwiegend angeleitet) der Social Media Accounts des Zentrums
- Veranstaltungsorganisation: Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Weiterbildungsveranstaltungen, Seminaren, Webinaren, Vorträgen und anderen Events
- Erstellung von Besprechungsprotokollen (gegebenenfalls unter Zuhilfenahme von Audioformaten, Transkripten und KI)
- Eigenständige Bearbeitung der gesamten AZAV-Dokumentation der Teilnehmer*innen unserer Weiterbildungsmaßnahmen
- Erstellung und Auswertung von Umfragen, Feedback und ähnlichen Informationen
- wünschenswert: Betreuung der Website (WordPress): u.a. Pflege von Terminen und Inhalten (nicht notwendiger Weise die technische Betreuung)
Qualifikationen:
Sie sind eine lösungsorientiert denkende und kommunikative Persönlichkeit, die Vielfalt und Abwechslung bei der Arbeit schätzt. Ihre nachgewiesenen Kenntnisse und Fähigkeiten in allgemeinem Büro- und Verwaltungstätigkeiten sowie im Weiterbildungsbereich helfen Ihnen dabei, sich schnell in unterschiedliche Themen einzuarbeiten. Sie sind mit Word, Excel, PowerPoint, Outlook bestens ver-traut, finden sich in neuen Anwendungen schnell zurecht und haben idealerweise erste Kenntnisse in der Nutzung von KI-Tools. Außerdem arbeiten Sie mit hoher Selbstständigkeit, Präzision und Eigeninitiative.
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