Sekretär/ Sekretärin (m/w/d) für die Regionalteams
12.11.2024
Landeshauptstadt Potsdam
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Sekretär/ Sekretärin (m/w/d) für die Regionalteams
Landeshauptstadt Potsdam
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Aktualität: 12.11.2024
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12.11.2024, Landeshauptstadt Potsdam
Potsdam (DE)
Sekretär/ Sekretärin (m/w/d) für die Regionalteams
Aufgaben:
- Bearbeiten der analogen und digitalen Post
- Verantworten des Aktenmanagements (Anlegen, Ablegen, Paginieren und Archivieren)
- Übernehmen der Terminkoordination
- Beschaffen von etwaigen Büromaterialien inkl. Bestandsaufnahme sowie Bedarfsanalyse
- Erstellen, Gestalten und Aufsetzen von Schriftstücken, insbesondere von Terminverlegungen, Auskunftsersuchen o.ä.
- Dokumentieren von Team-, Dienst- und Fachberatungen
- Organisieren, Begleiten und Dokumentieren von Beratungsterminen
- Koordinieren von Hilfeplangesprächen/Helferrunden entsprechend der Vorgaben aus der Arbeitsgruppe
- Allgemeiner Telefonservice
Qualifikationen:
- Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung in einem verwaltungsnahen oder kaufmännischen Beruf, bspw. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Bürokaufmann/Bürokauffrau
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Verwaltung oder im Sekretariat wünschenswert
- Ausgeprägte und sichere Kenntnisse im Umgang mit Standardsoftware, wie Microsoft Office
- Routiniertes und Engagiertes Arbeiten im Team
- Hohe Kundenorientierung gepaart mit einer ausgeprägten Kommunikations- und Kooperationskompetenz
- Bewusstes Umgehen, Einschätzen und Austauschen von relevanten Informationen an den Fachbereich
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