Sachbearbeiter*in Travelmanagement / Veranstaltungsorganisation (in Teilzeit)
20.06.2024
Fraunhofer-Institut für Zelltherapie und Immunologie IZI
Leipzig
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Sachbearbeiter*in Travelmanagement / Veranstaltungsorganisation (in Teilzeit)
Leipzig
Aktualität: 20.06.2024
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20.06.2024, Fraunhofer-Institut für Zelltherapie und Immunologie IZI
Leipzig
Sachbearbeiter*in Travelmanagement / Veranstaltungsorganisation (in Teilzeit)
Ihre Aufgaben:
Für unser Reisemanagement am Standort Leipzig suchen wir ab September eine*n Sachbearbeiter*in zur Verstärkung unseres Teams. Das Sachgebiet ist zuständig für die Betreuung aller Dienstreisen des Instituts - von der Reiseplanung über die Organisation und Buchung von Reisemitteln und Unterkünften bis zur Erfassung und Bearbeitung der Reisekosten. Zudem fällt die hausinterne Veranstaltungsorganisation in den Aufgabenbereich des Teams.
Für unsere Mitarbeitenden planen und buchen Sie Dienstreisen und berücksichtigen dabei die Regelungen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) sowie Visa- und Einreisebestimmungen.
In Ihrer Hand liegt zudem die Abrechnung der Dienstreisen gemäß BRKG.
In der Veranstaltungsorganisation unterstützen Sie bei der Belegungsplanung und -koordination der Konferenz- und Besprechungsräume des Instituts, planen Veranstaltungsbewirtungen und führen diese durch.
Im Vertretungsfall übernehmen Sie allgemeine Sekretariatsaufgaben wie die Organisation von Kurier- und Versandaufträgen, die Bearbeitung des Postausgangs und die Bestellung von Visitenkarten.
Das bringen Sie mit:
Sie haben eine kaufmännische Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen oder verfügen über eine vergleichbare für die beschriebenen Tätigkeiten förderliche Qualifikation.
Neben Begeisterung für die Reiseorganisation bringen Sie bereits mehrjährige kaufmännische Berufserfahrung mit, idealerweise im Bereich Travelmanagement.
Vertiefte Kenntnisse in der Dienstreiseabrechnung unter Anwendung des BRKG sind wünschenswert, jedoch keine Voraussetzung.
Sie bewegen sich routiniert im Umgang mit den MS Office-Anwendungen und haben bereits mit ERP-Systemen gearbeitet, idealerweise mit SAP Concur.
Auf Deutsch und Englisch sind Sie kommunikationsstark in Wort und Schrift.
Sie behalten stets den Überblick über Ihre Aufgaben und strukturieren Ihre Tätigkeiten eigenständig sowie prioritär sinnvoll. Den Mitarbeitenden begegnen Sie in der Kommunikation souverän und konsequent; gleichzeitig liegt Ihnen ein empathisches und serviceorientiertes Auftreten besonders am Herzen. Neuen Herausforderungen begegnen Sie aufgeschlossen und mit der Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung.
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