Executive Assistant (w/m/d) Teilzeit

- Selbständige und engagierte Unterstützung mit gutem Urteilsvermögen bei einem breiten Spektrum komplexer administrativer Aufgaben, fristgerechte und gewissenhafte Erledigung mit einem hohen Maß an Unabhängigkeit, Integrität und Vertraulichkeit. - Strategische und proaktive Planung, Verwaltung und Optimierung von Besprechungen und komplexen Terminkalendern, einschließlich Vorbereitung von Tagesordnungen, Besprechungsunterlagen und Erwartungen der Redner/Teilnehmer, Vorbereitung, Koordinierung und Unterstützung von Veranstaltungen und Besprechungen (einschließlich Reisekosten und Protokollierung von Besprechungen) sowie Nutzung von Instrumenten der virtuellen Zusammenarbeit (Teams, Menti usw.). - Schnelles Reaktionsvermögen, Multitasking und Priorisierung von Aufgaben, die die Prioritäten des Unternehmens unterstützen, sowie gutes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, auch in unklaren Situationen selbständig Entscheidungen zu treffen. - Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich) mit einem hohen Maß an Professionalität und Urteilsvermögen, einschließlich der Bereitstellung eines exzellenten Kundendienstes und Support sowohl intern als auch extern. - Gewährleistung der Einhaltung globaler Kommunikationsstandards, gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit regionalen Partnern. - Fortgeschrittene Nutzung von Technologien zur Bewältigung der täglichen Aufgaben und nachgewiesene Fähigkeit, sich bei Bedarf in neue Technologien/Tools einzuarbeiten (z. B. O365, Mural, PowerBI, Cognos, Teams Live Events, SharePoint, Concur Travel usw.). - Antizipation von Bedürfnissen, Erzielung konsistenter und zuverlässiger Ergebnisse durch Flexibilität und Zusammenarbeit, Identifizierung und Umsetzung kreativer Lösungen zur Verbesserung von Prozessen. - Nachgewiesene Fähigkeit, Strategien in Prioritäten/Ziele umzusetzen, Leistung und Engagement durch Coaching und Feedback zu fördern, Ergebnisse zu messen und andere für Ergebnisse verantwortlich zu machen. - Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung mehrerer Personen, Erfahrung in der Office Management oder Assistenz der Geschäftsleitung, vorzugsweise mit Erfahrung in der Kundenbetreuung oder im Kundendienstmanagement. - Erfahrung in der Unterstützung und Durchführung eines breiten Spektrums administrativer Aufgaben, die in Art und Umfang komplex sind und ein hohes Maß an Integrität und Vertraulichkeit erfordern. - Fähigkeit zur Anpassung an sich verändernde Bedingungen und zur Erzielung hervorragender Ergebnisse in neuen und schwierigen Situationen. - Direkte und effektive Kommunikation zur Lösung von Herausforderungen, unabhängig von der eigenen Rolle oder von Meinungsverschiedenheiten. - Nachgewiesene Kompetenz im Umgang mit Tools für die virtuelle Zusammenarbeit und mit Microsoft Office-Softwarepaketen zur proaktiven Erstellung, Verbesserung, Bearbeitung und Verwaltung von Korrespondenz, Präsentationen, Tabellenkalkulationen, Dokumenten und Teamgruppen/-kanälen. Sicherstellung einer adäquaten globalen Kommunikation und ggf. Unterstützung bei der Lokalisierung (Adaption/Übersetzung) mit regionalen Partnern. - Verhandlungssichere Englisch- und Deutschkenntnisse.