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Executive Assistant MPDL
Max Planck Digital Library
Aktualität: 04.03.2025
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04.03.2025, Max Planck Digital Library
Executive Assistant MPDL
Unternehmen: Max Planck Digital LibraryArbeitszeitmodell: VollzeitStellenbeschreibung:Executive Assistant MPDLExecutive Assistant MPDL, öffentlicher Dienst
Die Max Planck Digital Library (MPDL) in München ist eine zentrale Serviceeinrichtung der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG). Wir unterstützen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der gegenwärtig 84 Max-Planck-Institute und Forschungsstellen im In- und Ausland mit einem breiten Service-Portfolio, das ihnen einen einfachen Zugang zu Daten, wissenschaftlicher Literatur, kommerziellen Softwarelizenzen, wissenschaftlichen Kommunikationswerkzeugen und Dienstleistungen sowie forschungsrelevanten Softwareanwendungen bietet.
Für den Bereich MPDL Leitung suchen wir ab sofort eine*n Executive Assistant (m/w/d).
Ihre Aufgaben
- Selbstständige Erstellung von Korrespondenz nach intern und nach extern
- selbstständige Organisation von Dienstreisen (national und international) inkl. Buchung von Flügen, Unterkünften, Mietwägen u. ä.
- Selbstständige Terminkoordination, -steuerung und -vorbereitung für den Leiter der MPDL und dessen Stellvertreterinnen
- Übernahme von Projektarbeiten im Auftrag des Leiters der MPDL
- Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen
- Priorisierung, Zuweisung bzw. selbständige Abarbeitung von E-Mail-Verkehr und entsprechende Beratung des Leiters der MPDL
- Selbständige schriftliche und mündliche Kommunikation nach intern und nach extern
- Eigenverantwortliche Seminar- und Konferenzorganisation einschließlich der organisatorischen Abstimmung mit internen und externen Teilnehmern sowie Koordinierung von dazugehörigen Marketingmaßnahmen
- Organisation von Unterkunft sowie Anreisen für Gäste
- Erstellung von Seminarprogrammen und -unterlagen
- Selbständige Dokumentation aller relevanten Vorgänge
- Allgemeine Sekretariatsarbeit
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Langjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
- Breite Allgemeinbildung
- Ausgeprägtes Organisationstalent
Unser Angebot
Durch die Möglichkeit selbstständig zu arbeiten und eigene Ideen einzubringen, ist die Tätigkeit bei uns anspruchsvoll und abwechslungsreich. Wir fördern regelmäßige Fortbildungen, beginnend von Online-Kursen bis hin zu individuellen Coachings. Des Weiteren bieten wir folgende Benefits:
- Betriebliche Altersvorsorge und weitere Sozialleistungen
- 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) und 4 extra Einarbeitungstage pro Jahr
- Arbeitgeberzuschuss zum vergünstigten Deutschlandticket
Anstellung, Sozialleistungen und Vergütung richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund); die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation. Die Stelle ist ab sofort zu besetzen und ist zunächst auf 2 Jahre befristet.
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf, Anschreiben, Qualifikationsnachweise und Zeugnissen.
Inhalt: © Bundesagentur für Arbeit − Referenznummer: 18388-785633191-S