Dezernatsassistenz (m/w/d)
15.10.2024
Deutscher Städtetag
Berlin (DE)
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Dezernatsassistenz (m/w/d)
Deutscher Städtetag
Berlin (DE)
Aktualität: 15.10.2024
Anzeigeninhalt:
15.10.2024, Deutscher Städtetag
Berlin (DE)
Dezernatsassistenz (m/w/d)
Aufgaben:
- Erledigung allgemeiner Assistenzarbeiten für den Beigeordneten und eine Referentin/einen Referenten,
- Erledigung einfacher und Vorbereitung von anspruchsvoller Korrespondenz,
- Vorbereitung von Vortragsunterlagen auf Grundlage von Vorlagen und Materialien,
- Qualitätskontrolle von Schreiben und Vorberichten auf formale Korrektheit,
- Koordination, Vereinbarung und organisatorische Vorbereitung von Terminen und Sitzungen,
- Koordination von referats- und dezernatsübergreifenden Vorgängen,
- Vorbereitung und Dokumentation von Dezernatsklausuren,
- Reiseplanung des Beigeordneten und einer Referentin/eines Referenten,
- Erstellung von Termin- und Sitzungsmappen,
- Betreuung von Gremien, Pflege der Listen von Gremienmitgliedern und Kontakten auf Bundes- und Landesebene,
- Kalender- und sonstige Kontaktepflege und -überwachung für den Beigeordneten und eine Referentin/einen Referenten,
- Bearbeitung der Eingangspost,
- Ablage- und Registraturangelegenheiten.
Flexibilität hinsichtlich der übertragenen und künftigen Aufgaben wird erwartet. Eine Änderung der Tätigkeitsschwerpunkte kann nicht ausgeschlossen werden und bleibt demnach vorbehalten.
Qualifikationen:
Für die ausgeschriebene Position suchen wir eine engagierte und überzeugende Persönlichkeit mit
- einer abgeschlossenen Berufsausbildung, idealerweise zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation oder einer vergleichbaren Ausbildung,
- sehr guten EDV-Kenntnissen, insbesondere mit den gängigen MS-Office-Produkten (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), dem Internet und den Büroorganisationsanwendungen,
- versierter und eloquenter mündlicher und schriftlicher Ausdrucksfähigkeit und sehr guten Rechtschreibfähigkeiten,
- Erfahrungen bei koordinierenden Tätigkeiten, Kenntnis der internen Abläufe sowie Vertrautheit im Umgang mit Gremien, Verbänden und Institutionen,
- ausgeprägter Kommunikations- und Teamfähigkeit und freundlichen Umgangsformen,
- hoher Service- und Dienstleistungsorientierung,
- eigenverantwortlicher Arbeitsweise,
- Freude an der Weiterentwicklung der Assistenzarbeit durch Nutzung neuer digitaler Möglichkeiten z. B. Erfahrung in der Anwendung von Software für Video- und Webkonferenzen sowie elektronischer Aktenführung,
- einem hohen Maß an Eigeninitiative, Flexibilität, Überzeugungskraft, Belastbarkeit, Loyalität, Verschwiegenheit und Einsatzbereitschaft.
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