Assistenz- und Vorzimmerkraft (m/w/d), Kennziffer: 307AE2024
20.12.2024
Hanse- und Universitätsstadt Rostock Hauptamt Abteilung Personal
Rostock (DE)
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Assistenz- und Vorzimmerkraft (m/w/d), Kennziffer: 307AE2024
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Hanse- und Universitätsstadt Rostock Hauptamt Abteilung Personal
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Informationen zur Anzeige:
Assistenz- und Vorzimmerkraft (m/w/d), Kennziffer: 307AE2024
Hanse- und Universitätsstadt Rostock Hauptamt Abteilung Personal
Rostock (DE)
Aktualität: 20.12.2024
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20.12.2024, Hanse- und Universitätsstadt Rostock Hauptamt Abteilung Personal
Rostock (DE)
Assistenz- und Vorzimmerkraft (m/w/d), Kennziffer: 307AE2024
Aufgaben:
- Organisation der Büroabläufe für die Amtsleitung, Unterstützung der Amtsleitung in der Vorbereitung von Terminen sowie Außendarstellung des Konservatoriums
- **** Bearbeiten des Posteingangs und -ausgangs (Sichten und Priorisieren des Posteingangs, interne Postverteilung, Vorbereiten des Postausgangs etc.)
- Fertigen von allgemeinen Schreiben für die Amtsleitung nach Vorgabe bzw. Vorlage nach Manuskript und Diktat (Diktiergerät)
- Erstellen von Serienbriefen
- Organisation und Schreibarbeiten im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft des Konservatoriums im Verband deutscher Musikschulen (Verbandsarbeit für die Musikschule)
- Bearbeiten von Terminanfragen, Ermitteln bzw. Aufklären des Anliegens bei Anfragen zu Gesprächsterminen, Weiterleiten der Anfragen
- Koordinieren und Überwachen von Terminen, einschl. Wiedervorlagesystem
- Priorisieren der E-Maileingänge für die Amtsleitung
- Recherchieren und Aufbereiten von Hintergrundinformationen nach Vorgabe zu Personen und Sachverhalten für Gesprächstermine
- Erstellen und Pflegen des Aktenplans, u. a. in digitaler Form
- Führen der Ablage von Geschäftsvorgängen/Unterlagen Protokollen, etc. gem. Schriftgutordnung
- Organisatorisches Vorbereiten von Besprechungen und Mitarbeiterberatungen
- Führen der Protokolle
- Beantworten von allgemeinen, telefonischen und schriftlichen Anfragen, ggf. Weiterleitung an die/den
- Vorbereitung von Tagungsunterlagen für Sitzungen, Recherchieren von Themen der jeweiligen Tagesordnung, Zusammenstellen von erforderlichen Materialien für die Sitzungstermine
- Koordinieren der Erstellung von Vorlagen (zw. Amtsleitung, Abteilungen, Sachgebieten, Sitzungsdienst)
- Schreiben und Erstellen von Informationsvorlagen, Anträgen und Stellungnahmen für die Bürgerschaft und ihre Ausschüsse im Allgemeinen Informationssystem des Sitzungsdienstes (Allris)
- formelle Kontrolle der durch die Fachbereiche erstellten Vorlagen
- Koordinieren der Beschlusskontrolle sowie termingerechte Meldung zur Beschlussrealisierung an den Sitzungsdienst
- Empfangen und Betreuen von Gästen einschließlich Sicherstellen der Bewirtung bei Veranstaltungen wie z. B. Beschaffen von Getränken, Bereitstellen von Geschirr etc.
- Führen der Urlaubsübersicht der Mitarbeitenden des Amtes für die Amtsleitung
- Raumbelegung in den Beratungsräumen koordinieren
- Aktualisieren des Internet-/ Intranet Auftrittes des Amtes bzw. Koordination hierzu
- Erfassen, Weiterleiten und Überwachen der Dienstunfähigkeitsmeldungen für alle Mitarbeitenden des Amtes
- Planen, Beschaffen und Ausgeben von Büromaterialien für die Amtsverwaltung
- Erstellen und Kontrolle der Dienstantrittserklärungen der Mitarbeitenden
- Konservatoriums Konzerte
- Assistenz der Amtsleitung, ggf. Reden schreiben, Absprache mit den Kooperationseinrichtungen treffen, Organisation des JSO, Blumen etc.
- Organisatorische Vorbereitung des Wettbewerbes »Jugend musiziert«
- Assistenz der Amtsleitung, ggf. Reden schreiben, Absprachen mit den Kooperationseinrichtungen, Absprachen zwischen Amtsleitung und Sachgebieten koordinieren
Qualifikationen:
- Ausbildung zur Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation/ Büromanagement
- (m, w, d) oder Bürokauffrau/-kaufmann (m, w, d ) oder Verwaltungsfachangestellte*r oder eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung mit gleichartiger fachlicher Ausrichtung
- berufliche Erfahrungen im Aufgabengebiet oder ähnlich gelagerten sind wünschenswert
- Erfahrung im Umgang mit MS-Office Anwendungen (Word, Excel),
- Erfahrungen im Umgang mit Allris (wünschenswert) bzw. die Bereitschaft, sich einzuarbeiten
- sicherer Umgang in Wort und Schrift (DIN 5008)
- Kommunikations-und Kontaktfreudigkeit, Freundlichkeit und gute Umgangsformen
- hohe Belastbarkeit, Bereitschaft zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
- Bereitschaft zur Absicherung der Ansprechbarkeit im Vorzimmer
- Bereitschaft zur Einarbeitung in die musikschulspezifische Spezialsoftware
Wir bieten:
- sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- familienfreundliche Arbeitsbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- flexible Arbeitszeiten
- betriebliches Gesundheitsmanagement
- Leistungsentgelt (§ 18 TVöD-VKA)
- Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD-VKA)
- Jahresurlaub 30 Tage
- DeutschlandTicket (mit einem Preisvorteil von insgesamt 30 %)
- Standortsicherheit Rostock
- Bewerbende, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für die/den mitziehende/n Partner/in (m, w, d), Freizeitaktivitäten und vieles mehr.
Unser Kontakt:
Ansprechpartnerin:
Frau Bärbel Seemann, Tel. 381-1319
Weitere Informationen:
Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbende, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.
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