Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

- Aktive Unterstützung der Geschäftsleitung in allen administrativen und organisatorischen Belangen sowie enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen - Annahme, Bearbeitung, Dokumentation ggf. Weiterleitung eingehender Telefonate - Bearbeitung der Tagespost sowie eingehender E-Mails in verschiedenen Postfächern - Fuhrparkmanagement (u. a. Schlüsselverwaltung, Versicherungsabwicklung, Terminüberwachung und -koordination TÜV, Service/Instandhaltung) - Überprüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen - Verantwortung für die Auftragsbearbeitung von der Anfragenerfassung über die Angebotserstellung, der Auftragsanlage über die Rückmeldung der Arbeitsscheine bis hin zur eigenverantwortlichen Fakturierung - Eigenständige und regelmäßige Statusüberprüfung sowie Erstellung von Berichten zu laufenden Projekten - Einrichtung und Pflege von Arbeitsprogrammen z. B. im Programm KleanApp (Raumbücher, Qualitätskontrollen und Leistungsverzeichnisse) - Verbuchung der Material- und Geräteausgaben sowie deren Rückgaben - Mitwirkung bei der Vorbereitung der Zertifizierung (DIN EN ISO 9001 + 14001) - Erstellung von Stellenangeboten sowie Pflege der Homepage - Mitwirkung bei der Gestaltung von Firmenpräsentationen und Flyern etc.