Verwaltungsfachkraft (m/w/d)

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Fachbereichsleitung im Fachbereich Bauen und Umwelt und tragen maßgeblich zur Entlastung bei. Sie übernehmen ein breites Spektrum an Aufgaben in den Bereichen Kommunikation, Organisation und Administration. Ihre Tätigkeiten umfassen unter anderem Sekretariatsarbeiten sowie Assistenzaufgaben und sorgen damit für einen reibungslosen Ablauf im Fachbereich. - Entgegennahme, Beantwortung und Koordination von Telefonaten von Bürgern, Firmen und hausinterner telefonischer Kommunikation - Unterstützung der Fachbereichsleitung und der stellvertretenden Fachbereichsleitung bei der Terminplanung - Bearbeitung und Verwaltung eingehender und ausgehender Korrespondenz (Post, E-Mail und andere elektronische Kommunikationswege) - Betreuung des zentralen E-Mailpostfachs inkl. Mängelmeldesystem - Erstellung von Schriftsätzen, Aktenvermerken, Protokollen, Berichten, Statistiken und allgemeinen internen sowie externen Schreiben - Arbeit mit dem gemeindlichen Rechnungsworkflow-System, einschließlich der Buchung von wiederkehrenden Rechnungen - Mitarbeit bei der Erstellung der jährlichen Haushaltsplanung, inklusive Ausfüllen von Intensivmaßnahmenblättern und Aufarbeitung von Datensätzen - Ablage und Verwaltung von Vorgängen, Führung von Wiedervorlagen und Akten, sowie Anlegung von Aktenvorgängen und Ordnern - Regelmäßige Aktualisierung und Pflege der Datenbanken. - Unterstützung bei der Recherche und Analyse von relevanten Informationen - Unterstützung bei der Erstellung und Vorbereitung von Präsentationen - Planung und Vorbereitung von internen und externen Gesprächsterminen