Shareholder Controlling & Board Office Coordinator (w/m/d)

- Sie sind Teil des Teams „Shareholder Controlling“ und übernehmen wichtige Aufgaben zur Sicherstellung der Einhaltung internationaler rechtlicher Vorgaben und Bedürfnisse - Sie koordinieren Unterschriftstermine und bereiten diese entsprechend vor, indem Sie Notartermine abstimmen, Anwesenheit erforderlicher Zeichnungsberechtigter sicherstellen, an Notarterminen teilnehmen und zu beglaubigende/beurkundende Dokumente mit dem Notariat vorab inhaltlich und bezüglich formaler Anforderungen abstimmen (z.B. Apostille) - Sie unterstützen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen der Kontrollgremien des Unternehmens - Sie sind verantwortlich für die Dokumentation und Archivierung von Corporate Governance relevanten Dokumenten wie beispielsweise Gesellschafter- und Aufsichtsratsbeschlüsse, Satzungen oder Geschäftsordnungen der Innomotics Group - Ihre Tätigkeit umfasst die Einholung von Übersetzungen und Legalisierungen von Dokumenten, z.B. durch Botschaften und andere Behörden - Sie sind Ansprechpartner für interne Abteilungen und Regionen in Bezug auf Handelsregister-Auszüge, Dokumentenbeglaubigungen, UBO-Anfragen - Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Erstellung von Präsentationen, pflegen Unternehmens- und Organisationsdaten in internen und externen Portalen und Registern (z.B. Lobbyregister, Transparenzregister, Unternehmensregister, Veröffentlichungen im Bundesanzeiger) und übernehmen Teamassistenzaufgaben