Koordinator (m/w/d) für Aktionärs-Controlling und Vorstandsbüro

- Sicherstellung der Einhaltung internationaler rechtlicher Vorgaben und Bedürfnisse - Koordinieren der Unterschriftstermine und Vorbereitung dieser (Notartermine abstimmen, Anwesenheit erforderlicher Zeichnungsberechtigter sicherstellen, an Notarterminen teilnehmen und zu beglaubigende/beurkundende Dokumente mit dem Notariat vorab inhaltlich und bezüglich formaler Anforderungen abstimmen (z.B. Apostille)) - Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen der Kontrollgremien des Unternehmens - Verantwortung für die Dokumentation und Archivierung von Corporate Governance relevanten Dokumenten wie beispielsweise Gesellschafter- und Aufsichtsratsbeschlüsse, Satzungen oder Geschäftsordnungen - Einholung von Übersetzungen und Legalisierungen von Dokumenten, z.B. durch Botschaften und andere Behörden - Ansprechpartner für interne Abteilungen und Regionen in Bezug auf Handelsregister-Auszüge, Dokumentenbeglaubigungen, UBO-Anfragen - Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Pflege von Unternehmens- und Organisationsdaten in internen und externen Portalen und Registern (z.B. Lobbyregister, Transparenzregister, Unternehmensregister, Veröffentlichungen im Bundesanzeiger) - Allgemeine Teamassistenzaufgaben