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IBAF Institut für berufliche Aus- und Fortbildung gGmbH

Norderstedt (DE)

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Sachbearbeitung für das Sekretariat (m/w/d) in Vollzeit

IBAF Institut für berufliche Aus- und Fortbildung gGmbH

Norderstedt (DE)

Aktualität: 14.09.2024

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14.09.2024, IBAF Institut für berufliche Aus- und Fortbildung gGmbH

Norderstedt (DE)

Sachbearbeitung für das Sekretariat (m/w/d) in Vollzeit

Aufgaben:

Bei Ihrer Tätigkeit als Sachbearbeitung in unserem Sekretariat legen Sie den Grundstein für unseren betrieblichen Erfolg. Dabei spielen Sie in unserem Team eine wichtige Rolle dabei, den reibungslosen Ablauf des Bürobetriebs zu sichern und unsere Ziele zu erreichen. Sie verantworten die allgemeinen Sekretariats- und Verwaltungstätigkeiten unter den besonderen Bedingungen eines Pflege-Schulungzentrums. Sie sind engagierter und kompetenter Ansprechpartnerin und unterstützen die zugehörigen Teilnehmerinnen, Lehrkräfte, Dozent*innen und Kooperationspartner mit täglichen Büroarbeiten. Sie erstellen und bearbeiten Dokumente für interne und externe Zwecke sowie vertrauliche Geschäftskorrespondenz. Sie sind für die lückenlose Dokumentation in Ihrem Arbeitsbereich zuständig. In unserem elektronischen Verwaltungssystem easySoft legen Sie dafür Daten und Einträge an und sorgen für ihre Aktualität. Sie betreuen unseren Empfang und kümmern sich um Besucher vor Ort. Dabei verstehen Sie sich als Botschafter*in des Unternehmens. In der Telefonzentrale und bei der Bearbeitung des täglichen E-Mail-Verkehrs sorgen Sie mit professioneller und freundlicher Kommunikation für das schnelle Abarbeiten von Anfragen und die Weiterleitung der Anliegen an die entsprechenden Abteilungen. Im Rahmen von Sonderprojekten wie der Vorbereitung von Veranstaltungen bringen Sie Ihr Organisationstalent und Ihre Kreativität ein. Sie überwachen Termine und organisatorische Abläufe. Sie bringen Ideen ein, um unsere Prozesse effizienter und einfacher zu gestalten.

Qualifikationen:

Sie behalten bei Ihren diversen, täglichen Büroarbeiten, der Betreuung des Empfangs, des Telefons, des E-Mail-Verkehrs und vielem mehr zu jeder Zeit den Überblick? Sie brennen dafür, für reibungslose Büroabläufe zu sorgen und bei der Kommunikation nach außen als Botschafter Ihres Unternehmens Professionalität zu vermitteln? Bei der Vorbereitung besonderer Veranstaltungen leben Sie Ihr Organisationstalent gerne aus? Und ganz nebenbei sind Ihnen auch ein gestaltbares Arbeitsfeld und sympathisches Kollegium sehr wichtig? Dann willkommen beim Institut für berufliche Aus- und Fortbildung (IBAF)! Durch Ihre abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und vorzugsweise mehrjährige Berufserfahrung als Sekretär*in oder in ähnlicher Position besitzen Sie einschlägige Kenntnisse im Assistenz- bzw. Sekretariatsbereich. Sie überzeugen durch Ihre offene Persönlichkeit, Ihr souveränes und empathisches Auftreten, Ihre Serviceorientierung und Ihr professionelles Erscheinungsbild. Sie haben Freude an eigenverantwortlicher und selbstständiger Arbeit. Ihre Flexibilität und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck präzise zu arbeiten, zeichnen Sie aus. Sie besitzen exzellente organisatorische Fähigkeiten und sind in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten. Sie gehen routiniert mit digitalen Arbeitsmitteln und Medien um. Dank fortgeschrittener Kenntnisse arbeiten Sie routiniert mit den gängigen MS-Office-Programmen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie mit elektronischen Dokumentenmanagementsystemen. Sie zeichnen sich durch eine hervorragende Kommunikationsfähigkeit sowohl mündlich als auch schriftlich aus. Sie sind Teamplayer und kommunizieren im Sinne des Dienstleistungsgedankens wertschätzend mit verschiedenen Personengruppen wie Kooperationspartnerinnen, Teilnehmerinnen, Dozent*innen und internen Mitarbeitenden. Sie sind flexibel in der Planung Ihrer Arbeitszeiten.

Standorte

Norderstedt (DE)

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