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Sachbearbeiter / Sachbearbeiterin (m/w/d) Zentrale Dienste
Landeshauptstadt Potsdam
Potsdam (DE)
Aktualität: 24.09.2024
Anzeigeninhalt:
24.09.2024, Landeshauptstadt Potsdam
Potsdam (DE)
Sachbearbeiter / Sachbearbeiterin (m/w/d) Zentrale Dienste
Aufgaben:
Postdienstleistungen
- Bearbeiten der analogen Eingangspost (Paket- und Briefsendungen) und Zuordnen auf die jeweiligen Bereiche
- Erfassen von nachzuweisenden Sendungen (Pakete, Einschreiben und Urnen) im Online-Portal und Erstellen von Einlieferungslisten
- Digitales und analoges Bearbeiten der Ausgangs- und Hauspost sowie Zuordnen nach Versandarten
- Erfassen der Ausgangspost nach Unterprodukten und Sendungsarten im System
- Bereitstellen der Touren für die Außenstellen inklusive Schultouren
- Bearbeiten der digitalen Eingangspost im zentralen Postfach der Landeshauptstadt Potsdam (LHP)
- Tägliches Briefkastenentleeren sowie Abholen und Beliefern sämtlicher Brief- und Paketsendungen der Bereiche
- Abholen der Kurierpost vom Amtsgericht und der Staatsanwaltschaft Potsdam
- Prüfen und Bearbeiten von Bedarfsmeldungen/ Sonderbedarfsmeldungen
- Prüfen und Vergleichen von Angeboten
- Bedarfsorientiertes Disponieren und Sicherstellen der Materialverfügbarkeit
- Bearbeiten von Reklamationen sowie Warenannahme und -ausgabe
Fahrservice/ Logistik
- Einsatz für Kurier- und Zubringerdienste einschließlich Be- und Entladen von Transportgut
- Fahren von Pkw und Kleintransportern (Tourenplanung und Personentransport)
- Fahren von Fahrrädern und Lastenrädern (muskelbetrieben/ E-Bikes) für Verbringungsleistungen von Materialien auf dem LHP-Campus und den Außenstellen
- Ausgeben, Kontrollieren und Rücknehmen von Poolfahrzeugen, Dienstfahrrädern und deren Fahrzeugunterlagen sowie Kontrollieren der Führerscheine und Unterweisen der Fahrzeugnutzer/Fahrzeugnutzerinnen sowie Reinigung und Pflege der Fahrzeuge der LHP
- Erstellen von Dienstausweisen
- Kuvertieren erstellter Anschreiben
- Drucken von Einladungen, Flyern, Briefbögen, Umschlägen inklusive der End- und Weiterverarbeitung fertiger Drucke
- Dienstleistungsorientierte Gesprächsführung mit Bürgern und Bürgerinnen
- Anwenden spezifischer Frage- und Gesprächstechniken zum eindeutigen Identifizieren des Anliegens
- Zielorientiertes Kommunizieren mit den beteiligten Bereichen im Konfliktfall
- Monitoring von fehlerhaften oder fehlenden Datensätzen
- E-Mail- und Briefversand
Telekommunikation
- Bearbeiten und Auskunftserteilen zu eingegangenen Tickets (telefonisch und elektronisch) und Weiterleiten von Störmeldungen an den Servicedienstleister, die Provider und die Beratungsfirma
- Herausgeben von Diensthandys an die Mitarbeitenden der LHP inklusive Reinigen der Endgeräte (Festnetz) für ein erneutes Übergeben
- Unterstützen der Techniker/Technikerinnen bei Umzügen und Schaltarbeiten
Qualifikationen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder verwaltungsnahen Beruf (bspw. Fachangestellter/Fachangestellte für Bürokommunikation, Bürokaufmann/Bürokauffrau, Rechtsanwaltsfachangestellter/Rechtsanwaltsfachangestellte oder vergleichbar
- Einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltung
- Pkw-Führerschein Klasse B sowie körperliche Fitness/ Belastbarkeit
- Ortskenntnis wünschenswert
- Bereitschaft zum Arbeiten im Schichtdienst
- Eintragsfreies erweitertes Führungszeugnis
- Stark ausgeprägte Medienkompetenz
- Sehr hohe Teamfähigkeit und Konfliktfähigkeit/ Belastbarkeit
- Sehr gute Dienstleistungskompetenz sowie Kommunikations- und Kooperationskompetenz
Standorte