Sachbearbeiter/in allgemeine Bürowirtschaft (m/w/d)

- Administrative Assistenzaufgaben und Büroorganisation für die Amtsleitung, u.a.: - Bearbeiten des Postein- und -ausgangs sowie Koordinierung amtsinterner Umläufe und Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfaches: Beantwortung allg. Anfragen/ Terminanfragen und Weiterleitung von E-Mails an die zuständige Stelle - Entgegennehmen und Vermitteln von Telefonaten - Verfassen von allgemeinen Schreiben, Texten oder Präsentationen sowie das Fertigen von Bürgerschaftsvorlagen oder Bericht / Antwort über das Ratsinformationssystem (Allris) in Abstimmung mit der Amtsleitung - Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen (Terminkoordinierung, Einladung, Koordinierung der Raumbelegung, Zusammenstellen von Unterlagen, Protokollführung) - Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien (Bedarfserfassung, Rechnungs-kontrolle, Budgetkontrolle) - Schriftgutverwaltung/ Archivierungsarbeiten bzgl. des Büros der Amtsleitung - Organisation der Jährlichen und anlassbezogenen Inventarisierung des Amtes - Unterstützung der Sachbearbeitung in der Abteilung Ordnungsangelegenheiten, Wahlen und Friedhof sowie in der Abteilung Verkehr, u.a.: - Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Wahlen - Scanarbeiten - Begleitung / Mitarbeit als Zeugin / Zeuge bei Einsätzen des Ermittlungsdienstes