Personal Assistant to CEO

- Tagesordnung und E-Mails des CEO verwalten: - Priorisierung, Sammlung von Informationen zur Entscheidungsfindung für den CEO und das Team - Bedarf definieren und vorhersehen (Tagesordnung, Vorbesprechungen, Reiseänderungen usw.) - Meetings in enger Abstimmung mit anderen Assistenten/Büros (interne und externe Stakeholder) organisieren/planen - Reisen und Logistik des CEO verwalten - Verteilerlisten auf dem neuesten Stand halten - Logistik und Support für Events, Weblives usw. handhaben - Verantwortung für den Informationsfluss zwischen internen und externen Personen zum und vom CEO übernehmen (Memos zur Unterschrift und Verteilung vorbereiten) - Büroverwaltungsaufgaben übernehmen (Telefon, Meeting-/Eventverwaltung, HR-Anforderungen, Ausgaben, Bürobedarf) - Anlaufstelle für IT und Facility Management sein - Zur positiven Arbeitsbeziehungen beitragen und als Vermittler innerhalb des Teams und mit Stakeholdern fungieren - Der Stelleninhaber muss alle Vertraulichkeitsanforderungen respektieren und mit Takt und Diskretion handeln - Manage the CEOs agenda and mail: prioritizing, collecting information for decision making for the CEO and team - Define and anticipate needs (agenda, pre-briefings, travel changes, etc) - Organize / plan meetings in close alignment with other assistants/offices (internal and external stakeholders) - Manage CEOs travel and logistics - Keep distribution lists updated - Handle logistics and support for events, weblives, etc. - Take in charge the cascade of internal and external information to and from the CEO (preparing memos for signature and distribution) - Handle office administrative duties (phone, meeting/event admin, HR requirements, expenses, office supplies) - Be a focal point for IT and facility management - Contribute to positive working relationships and act as facilitator within the team and with stakeholders. - Jobholder shall respect all confidentiality requirements, acting with tact and discretion