Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter im Vorzimmer (w/m/d)
24.09.2024
Ministerium für Wirtschaft; Infrastruktur; Tourismus und Arbeit M-V Land MV
Schwerin, Mecklenburg (DE)
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Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter im Vorzimmer (w/m/d)
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Ministerium für Wirtschaft; Infrastruktur; Tourismus und Arbeit M-V Land MV
Schwerin, Mecklenburg (DE)
Informationen zur Anzeige:
Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter im Vorzimmer (w/m/d)
Ministerium für Wirtschaft; Infrastruktur; Tourismus und Arbeit M-V Land MV
Schwerin, Mecklenburg (DE)
Aktualität: 24.09.2024
Anzeigeninhalt:
24.09.2024, Ministerium für Wirtschaft; Infrastruktur; Tourismus und Arbeit M-V Land MV
Schwerin, Mecklenburg (DE)
Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter im Vorzimmer (w/m/d)
Aufgaben:
Das Aufgabengebiet umfasst sämtliche im Vorzimmer einer Abteilungsleitung anfallenden Tätigkeiten, wie z.B.:
- Posteingangs- und -ausgangsbearbeitung und Kontrolle
- Terminverwaltung (Terminvereinbarung und -überwachung, Terminkoordination und -kontrolle, Terminvor- und -nachbereitung)
- Koordinierung von Telefonaten
- Schriftgutverwaltung, Aktenablage, Registratur und Archivierung
- Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- organisatorische Vor- und Nachbereitung von Beratungen, Veranstaltungen
- Organisation und Erledigung von Schreibarbeiten
- Führen der Wiedervorlage (Fristsetzungen, ggf. Anforderung von Stellungnahmen und Überwachung von Rückläufen)
Qualifikationen:
- erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur Bürokauffrau / Bürokaufmann, zur Kauffrau / -mann für Büromanagement, zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare Ausbildung
- sichere Beherrschung der gängigen MS-Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie versierter Umgang mit dem Internet
- ein hohes Maß an Sicherheit im mündlichen und schriftlichen Ausdruck
- Rechtschreibfestigkeit und Kenntnisse der Briefgestaltung, Engagement und Organisationstalent
- rasche Auffassungsgabe, gute Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
- sicheres und höfliches Auftreten
- Einfühlungsvermögen, Verantwortungsbewusstsein und Vertrauenswürdigkeit
- Fähigkeit zur Teamarbeit
- Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Wünschenswert, aber wird nicht vorausgesetzt:
- Verwaltungserfahrung
- Erfahrungen im Bereich der Bürokommunikation und -organisation oder Erfahrungen im Sekretariats-/ Vorzimmerdienst, vorzugsweise im öffentlichen Dienst.
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