Kaufmännische Assistenz für den Betriebsrat ­­/­­ Teilzeit

Unternehmen: Alptekin Personalservice GmbH Arbeitszeitmodell: Teilzeit - Nachmittag, Teilzeit - Vormittag Arbeitsort: Würzburg (DE) Stellenbeschreibung Die Arbeitsaufgabe umfasst Assistenzaufgaben sowie die Mitarbeit im Sachgebiet der betrieblichen Interessenvertretung (Betriebsrat, Gesamtbetriebsrat und Aufsichtsrat) Ansprechpartner der Mitarbeiter und BR-Mitglieder, bzg. Auskünfte über betriebl. Regularien, Betriebsvereinbarungen, Termine und organisatorische Abläufe auch bei Abwesenheit des BR-Vorsitzenden und des Stellvertreters. Kontakt mit allen Hierarchiestufen im Unternehmen zum Ablauf der Betriebsratsarbeit unter Einhaltung der notwendigen Geheimhaltungspflicht. Kommunikation mit internen und externen Stellen im Rahmen der Aufgabenstellung mit Beantwortung aufgabenbezogener Anfragen ggf. in einer gängigen Fremdsprache (i.d.R. Englisch). Betreuung von Besuchern. Organisation der BR-Sitzungen. Abwicklung von Dienstreisen. Pflege der Intranet-Seite des BR ( Keyuser). Inhaltliche Mitarbeit bei Projekten (z.B. ERA-Team, Wahlvorstand). Erstellung- und Bearbeitung von Personalstatistiken und Unterlagen (für Sitzungen, Betriebsversammlungen, GBR-Sitzungen, Aufsichtsratssitzungen) sowie dafür notwendige Erstellung von Berichten, Grafiken und Präsentationen. Betreuung der Abwicklung diverser Sozialleistungen des Unternehmens/BR, Ansprechpartner für div. Sozialkassen einschl. Beratung der Mitarbeiter und Weiterleitung der Anträge an den Fachbereich (z.B. Belegschaftskasse, NUK, Betreuung sozialer Angebote des BR an die Belegschaft) . Betreuung von Veranstaltungen für Rentner und Jubilare. Organisation von Veranstaltungen, wie z.B. Firmenlauf, GBR-Tagungen etc., incl. der Betreuung vor Ort.Die Bearbeitung des Schriftverkehrs für den Vorsitzenden bzw. die BR-Mitglieder umfasst das Schreiben von Korrespondenz ggf. in einer gängigen Fremdsprache (i.d.R. Englisch) Organisation und Überwachung von Postdurchlauf und Terminen, Führen und Organisieren der administrativen Büroorganisation. Verwalten und Bestellen von Büromaterial. Poststelle / Telefonzentrale: Organisation der betrieblichen Poststelle. Bearbeitung des Postein- und -ausganges (Entgegennahme, Öffnen, Sichtung und Weitergabe der Eingangspost, Frankierung, wiegen und Weiterleitung der Ausgangspost/Pakete) Einschreiben, Auslandspost und Express Sendungen über vorgegebene Wege verschicken. Verwaltung und Überwachung der entsprechenden Verträge (z.B. Hol/Bring-Dienst, DHL, Frankiermaschine) Rechnungsprüfung- und Freigabe. Bedienen der Telekommunikationsanlage. Entgegennahme der Eingangstelefonate und zielgerichtetes Weiterverbinden an die Fachabt. ggf. in einer gängigen Fremdsprache (i.d.R. Englisch) Verwaltung und Bestellung von Fachliteratur, inkl. sachliche Kontrolle der Eingangsrechnungen unter Berücksichtigung interner Kontierungsregeln. Bearbeitung von Abonnements / Ergänzungslieferungen und Pflege der zentralen Datenbank sowie die Überwachung der Laufzeiten (Abo-Verwaltung). Erstellung, Verwaltung und Pflege von Formularen; Bestandsüberwachung und Nachbestellung extern gefertigter Formulare." Qualifikation: Einschlägige mindestens 3-jährige abgeschlossene Berufsausbildung, z.B. Fachkauffrau/mann für Bürokommunikation. Erweiterte Fachspezifische Zusatzqualifikationen + Erfahrung"