Assistenz im Office/Operationsbereich (m/w/d) für den Aufbau eines neuen Standortes in Frankfurt
11.09.2024
Cornelia Murer ALIKE Consulting
Frankfurt am Main (DE)
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Frankfurt am Main (DE)
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Assistenz im Office/Operationsbereich (m/w/d) für den Aufbau eines neuen Standortes in Frankfurt
Cornelia Murer ALIKE Consulting
Frankfurt am Main (DE)
Aktualität: 11.09.2024
Anzeigeninhalt:
11.09.2024, Cornelia Murer ALIKE Consulting
Frankfurt am Main (DE)
Assistenz im Office/Operationsbereich (m/w/d) für den Aufbau eines neuen Standortes in Frankfurt
Aufgaben:
Die/Der Operations Assistant ist ist verantwortlich für die Erbringung von Dienstleistungen in den Bereichen Reprografie, Digitalisierung, Infrastruktur und allgemeine Unterstützung der Partner, Anwälte und des Unterstützungsteams im gesamten Büro. Die Art der Position erfordert gelegentliche Ad-hoc-Aufgaben. Diese Position arbeitet eng mit dem Operations-Team in München zusammen.
- Sauberkeit und Instandhaltung des Büros
- Wartung der Multifunktionsgeräte
- Unterstützung bei Büroumzügen und neuen Mitarbeitern
- Bearbeitung von Helpdesk-Anfragen
- Ausführung kleinerer Reparaturen
- Koordination des Zugangs für Handwerker und Sicherheitspersonal
- Kooperation mit externen Dienstleistern
- Bearbeitung von Kopier-, Druck- und Scan-Aufträgen
- Abstimmung von Arbeitsaufträgen und Terminen mit Juristen und Mitarbeitern
- Erstellung von E-Books und Brennen auf CD/DVD/USB
- Bearbeitung von Post und Kurierdiensten
- Beratung zu Postlösungen
- Überwachung und Verteilung eingehender Faxe
Qualifikationen:
- Nachweisbare Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einer Anwaltskanzlei, aber nicht zwingend erforderlich
- Gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
- Gute Kenntnisse im Umgang mit Multifunktionsgeräten
- Gute Kenntnisse in Microsoft-Anwendungen, einschließlich Word, Excel und PowerPoint
- Gute Kenntnisse von Adobe Acrobat Professional
- Fähigkeit, selbständig und effizient zu arbeiten
- Ausgezeichneter Kundenservice
- Fähigkeit zur effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden und Mitarbeitern auf allen Ebenen
- Zuverlässigkeit, Einsatzbereitschaft und Pünktlichkeit
- Flexibilität im Arbeitseinsatz
- Bereitschaft zu Überstunden bei kurzfristigem Bedarf
- Fähigkeit, mit mehreren Prioritäten umzugehen, Fristen einzuhalten und unter Druck gut zu arbeiten
- Professionelles Auftreten
- Fähigkeit zur Wahrung der Vertraulichkeit
- Ausgezeichneter Teamplayer mit freundlicher Persönlichkeit
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