Assistenz im Leitungsbereich (w/m/d)
20.03.2025
Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung
Heidelberg, Neckar (DE)
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Assistenz im Leitungsbereich (w/m/d)
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Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung
Heidelberg, Neckar (DE)
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Assistenz im Leitungsbereich (w/m/d)
Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung
Heidelberg, Neckar (DE)
Aktualität: 20.03.2025
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20.03.2025, Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung
Heidelberg, Neckar (DE)
Assistenz im Leitungsbereich (w/m/d)
Unternehmen: Ruprecht-Karls-Universität Zentr. UniversitätsverwaltungArbeitszeitmodell: VollzeitArbeitsort: Heidelberg, Neckar (DE)Stellenbeschreibung:Der ZENTRALBEREICH Neuenheimer Feld ist eine zentrale Einrichtung der Universität Heidelberg und ist dem Rektorat direkt zugeordnet. Der ZENTRALBEREICH ist die zentrale Betriebseinheit, die Dienstleistungen für die Fakultäten und deren Einrichtungen, die zentralen Einrichtungen sowie für das Universitätsklinikum und dessen Einrichtungen erbringt.Im Leitungsbereich des ZENTRALBEREICH Neuenheimer Feld ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die folgende Stelle (Vollzeit) unbefristet zu besetzen:
Assistenz im Leitungsbereich (w/m/d)
Die Stelle umfasst die Unterstützung des Direktoriums des ZENTRALBEREICH Neuenheimer Feld (Geschäftsführender Direktor und Geschäftsführer) in den Bereichen Projekt- und Prozessmanagement sowie in administrativen Aufgaben.
Ihre Aufgaben:
Projekt- und Prozessmanagement:
- Koordination von und Mitarbeit in Projekten des Direktoriums
- Projektcontrolling (Meilenstein- und Ressourcenüberwachung, Statusberichte, Dokumentation)
- Vor- und Nachbereitung von Projektmeetings (Sitzungsorganisation, Protokollführung)
- Qualitätssicherung der Projektergebnisse und Verstetigung der Projektziele
- Dokumentation und Pflege der Geschäftsprozesse der Einrichtung in Abstimmung mit der Leitung
- Begleitung von Prozessdigitalisierung und Change-Management-Maßnahmen
- Unterstützung des Qualitätsmanagements (Stammdatenpflege, Berichtswesen, Pflege des Geschäftsverteilungsplans)
Allgemeine Verwaltung und Berichtswesen:
- Allgemeine Büroorganisation: Bearbeitung der Eingangspost, allgemeiner Schriftverkehr und administrative Unterstützung der Leitung
- Planung, Koordination und Organisation von Terminen sowie Veranstaltungen inkl. Bewirtung
- Protokollführung, Nachverfolgung von Beschlüssen und Maßnahmen
- Erhebung, Erstellung und Aufbereitung von Berichten sowie Überwachung von Verwaltungsprozessen
- Sicherstellung der einheitlichen Umsetzung des Corporate Design in Arbeitsmitteln und Kommunikation
Ihr Profil:
- Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. in der öffentlichen Verwaltung
- Weiterbildung zum/zur geprüften Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation (IHK) bzw. Verwaltungsfachwirtin wäre wünschenswert
- Mehrjährige Erfahrungen in Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsfunktionen
- Fortbildung im Projekt- und Prozessmanagement sind von Vorteil
- Selbstständige, effiziente und sorgfältige Arbeitsweise
- Hohe Organisationsfähigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität
- Teamfähigkeit, analytische und kommunikative Stärke
- Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Collaboration-Tools
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten:
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten und kollegialen Team
- Internes Weiterbildungsprogramm an der Universität Heidelberg
- Flexible Arbeitszeitregelung (Gleitzeit)
- Jahressonderzuwendung
- Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- Zuschuss zum Deutschlandticket
Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.
Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation bis Entgeltgruppe 9a TV-L.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den folgenden Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, ggf. Referenzen) bis zum 06.04.2025 in einer PDF-Datei per E-Mail an bewerbung@znf.uni-heidelberg.de (https://mailto:bewerbung@znf.uni-heidelberg.de) senden.
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt (http://www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt) .
Inhalt: © Bundesagentur für Arbeit − Referenznummer: 10001-1001261148-S
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