Assistenz der Leitung (m/w/d)
21.03.2025
It-excelsus GmbH
Wesseling, Rheinland (DE)
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Assistenz der Leitung (m/w/d)
It-excelsus GmbH
Wesseling, Rheinland (DE)
Aktualität: 21.03.2025
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21.03.2025, It-excelsus GmbH
Wesseling, Rheinland (DE)
Assistenz der Leitung (m/w/d)
Unternehmen: It-excelsus GmbHArbeitszeitmodell: VollzeitArbeitsort: Wesseling, Rheinland (DE)Stellenbeschreibung:Über uns:Die It-Excelsus GmbH ist ein professioneller Dienstleister, der sich auf die Vermittlung von Fachkräften in der IT Branche-, Finance und Chemie spezialisiert hat. Wir unterstützen Unternehmen dabei, die besten Talente zu finden und bieten gleichzeitig Bewerbern die Möglichkeit, spannende Karriereschritte zu gehen.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
Assistenz- und Verwaltungsaufgaben:
- Eigenverantwortliche Übernahme von Assistenzaufgaben, einschließlich der Korrespondenz (intern und extern, in Deutsch und Englisch) für alle Einheiten des Technischen Service.
- Erstellung von Protokollen während Besprechungen, wie z.B. Abteilungsbesprechungen.
- Koordination und Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich der Reisekostenabrechnungen.
- Unterstützung des Technikleiters bei der Verwaltung und Pflege der verschiedenen Regelwerke.
- Mithilfe bei der Vorbereitung von Audits.
- Selbstständige Organisation von Besprechungen und Schulungen.
- Planung, Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen.
- Erstellung und Gestaltung von Präsentationen.
Teamassistenz und Beschaffung:
- Durchführung von Abrufbestellungen für angepasste Schutzausrüstung.
- Erstellung von Bestellanforderungen für den Office-Bereich über Ariba.
- Einstellen von Personalanforderungen im Auftrag des Technikleiters basierend auf Delegationen der Führungskräfte.
HR-Themen:
- Verantwortung für die Zeiterfassung, Mehrarbeit und Rufbereitschaften.
- Klärung von Fragen zum Arbeitszeitgesetz.
- Pflege von Mitarbeiterlisten und Dokumentation von Home Office.
- Verwaltung von Bestellungen und Administration von Weiterbildungen (z.B. Semigator, Inhouse-Schulungen).
Technische Unterstützung:
- Einführung neuer Arbeitstechniken und MS-Office-Applikationen in allen Bereichen des Technischen Service (z.B. SharePoint, OneNote, Teams).
- Sicherstellung der Arbeitssicherheit.
Sonstige Aufgaben:
- Selbstständige Bearbeitung von Unfallmeldungen.
- Koordination und Dokumentation von Vorsorgeuntersuchungen.
- Pflege und Administration von Dokumenten im Evonik Dokumentenmanagementsystem (EDCS) als Kontributor.
- Ansprechpartner für Evonik Richtlinien.
- Eigenverantwortliche Mitarbeit an Projekten und Pflege einer Feedback-Datenbank.
- Administrator für ADMIN.NET.
Anforderungsprofil:
Ausbildung und Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
- Idealerweise Weiterbildung zur geprüften Sekretärin.
- Gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Gute Kenntnisse des MS-Office-Pakets; Kenntnisse in SAP und Visio sind wünschenswert.
Persönliche Anforderungen:
- Diplomatisches Geschick und hohe Genauigkeit.
- Vertraulichkeit und ausgeprägtes analytisches Denkvermögen.
- Organisationstalent und hohe Einsatzbereitschaft.
Bitte senden Sie Ihre Unterlagen an sa.rezaei@it-excelsus.de.
Inhalt: © Bundesagentur für Arbeit − Referenznummer: 10001-1001266212-S
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