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Informationen zur Anzeige:

Teamassistenz RD5 (m/w/d)
Potsdam
Aktualität: 14.11.2024

Anzeigeninhalt:

14.11.2024, Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK)
Potsdam
Teamassistenz RD5 (m/w/d)
Aufgaben:
Eigenständige und zuverlässige Büroorganisation sowie Unterstützung der Abteilungsleitung in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten, Übernahme von abteilungsübergreifenden Tätigkeiten: Unterstützung der Abteilungsleitung: Selbstständiges Bearbeiten der allgemeinen Sekretariatsaufgaben wie Erledigung von Telefon- und E-Mail-Korrespondenz sowie des anfallenden Schriftwechsels, Konferenzraumverwaltung, Empfang von Gästen, Unterstützung bei ad-hoc-Anfragen Vor- und Nachbereitungen von Besprechungen und Meetings, Aufbereitung von Unterlagen, Recherchen und Zuarbeiten für die Abteilungsleitung (u. a. Mitwirkung bei Berichten, Organisation von Sitzungen, Abteilungstreffen u. ä.) Reiseorganisation für die Abteilungsleitung und für Gäste Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Übernahme von Abteilungsübergreifenden Tätigkeiten: Umsetzung von Personalprozessen, wie z. B. Vorbereitung von Neueinstellungen und Vertragsverlängerungen, Zusammenstellung von Unterlagen, Unterstützung bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen u. a. Dokumenten, Anmeldung von Nutzeraccounts, Beantwortung von Anfragen seitens des Personalreferats, Sicherstellung der Zeiterfassung für Projektmitarbeitende, Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeiter*innen und Unterstützung internationaler Beschäftigter in Kooperation mit dem Welcome Center, Pflege der Publikationsdatenbank und Verwaltung der Abteilungsbibliothek Planung und Organisation interner Veranstaltungen
Qualifikationen:
Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau / -mann für Bürokommunikation oder vergleichbarer Abschluss Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise in einer Forschungseinrichtung Sichere MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel und PowerPoint Gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift in deutscher sowie englischer Sprache Eine selbstständige Arbeitsweise und Eigeninitiative Methodisches und systematisches Vorgehen Strukturiertes und zielorientiertes Denken Die Fähigkeit, sich schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten Kreativität und Offenheit für neue Lösungsansätze Zuverlässigkeit, Engagement und starke Motivation Teamfähigkeit

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