Office Manager (all genders) in Vollzeit

Als Office Manager (all genders) bist Du erste Ansprechperson für Besucher wie Kunden und Bewerber und unsere Kollegen gleichermaßen. Dein Erfolgsgeheimnis: Du sorgst für eine Atmosphäre, in der man sich wohlfühlen darf - auf persönlicher Ebene und mit einem Gebäude, dass zum Betreten und Verweilen einlädt. - Als erste(r) Ansprechpartner/-in für Deine Kollegen ergreifst Du die Initiative, sie in allen organisatorischen Belangen bestmöglich zu unterstützen. Dabei hilft Dir Deine positive Ausstrahlung sowie Deine offene, zuvorkommende und strukturiert denkende Persönlichkeit. - Du bist die Visitenkarte und somit auch Kulturbotschafter/in unserem Unternehmen. Du fühlst Dich verantwortlich dafür, dass unsere Kunden, Partner und Bewerber sich wohl fühlen und uns als warmherzigen Gastgeber in Erinnerung behalten. Aus diesem Grund ist es natürlich wichtig, dass Du und Dein Team dafür auch immer vor Ort seid. - Du organisierst Reisen von der ersten Anfrage bis zur Heimreise und sorgst dafür, dass unsere Kollegen unterwegs immer gut informiert sind. Dazu gehören Reisen zwischen unseren anderen Standorten, Reisen zu Kundenterminen und die entsprechenden Hotel- und Restaurantreservierungen. - Du hast ein Auge für Details: Du steuerst die Dienstleister für das Office, achtest darauf, dass die Ausstattung unserer Räumlichkeiten mit Liebe zum Detail und Stil frisch gehalten wird und funktioniert. - Events hands-on mitzuorganisieren ist Dein Ding und Du siehst das große Ganze dabei. Das können BBQs mit unseren Kunden und Mitarbeitern sein, Meetups oder auch größere Events wie Weihnachtsfeiern oder Summer Parties. - Das Office Management liegt in Deinen Händen. Du behältst den Überblick über Office-Bestände und hast immer Deine Budgets im Blick. - Du unterstützt bei der Organisation von Meetings und Veranstaltungen und sorgst für die Verpflegung/Bewirtung. - Du beschaffst Büromaterialien, sorgst für volle Obst- und Süßigkeitenschalen und koordinierst Lieferanten wie Cateringfirmen und Getränkelieferanten. - Du übernimmst die Funktion als Schnittstelle zwischen Facility Management und Hausverwaltung unseres Gebäudes, das bedeutet: Du koordinierst unsere externe Reinigungsfirma, meldest Schäden und Probleme mit dem Gebäude und bist Ansprechperson für die Gebäudeverwaltung. - Du bist für die Pflege der CRM Datenbank, Adress-Selektionen für Kampagnen, Erstellung und Pflege von Verteilerlisten verantwortlich.