Mitarbeiter*in (m/w/d) Sitzungsdienst für die Abtl. "Zentrale Dienste und Organisation" im Hauptamt
22.06.2024
Stadtverwaltung Ingelheim
Ingelheim am Rhein (DE)
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Mitarbeiter*in (m/w/d) Sitzungsdienst für die Abtl. "Zentrale Dienste und Organisation" im Hauptamt
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Ingelheim am Rhein (DE)
Informationen zur Anzeige:
Mitarbeiter*in (m/w/d) Sitzungsdienst für die Abtl. "Zentrale Dienste und Organisation" im Hauptamt
Stadtverwaltung Ingelheim
Ingelheim am Rhein (DE)
Aktualität: 22.06.2024
Anzeigeninhalt:
22.06.2024, Stadtverwaltung Ingelheim
Ingelheim am Rhein (DE)
Mitarbeiter*in (m/w/d) Sitzungsdienst für die Abtl. "Zentrale Dienste und Organisation" im Hauptamt
Ihre Aufgaben:
Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen des Stadtrates, des Haupt- und Finanzausschusses und des Ortsbeirates Großwinternheim (Einladung, Bekanntmachung, Zusammenstellen der Sitzungsunterlagen, etc.) für durchschnittlich 30 Sitzungen pro Jahr
Protokollführung/Protokollerstellung, somit Teilnahme an Sitzungen der o.g. Gremien (üblicherweise in den Abendstunden)
Erfassung/Vorbereitung/Nachbereitung von eingehenden Fraktionsanfragen, Einwohneranfragen und Anträgen der Stadtratsfraktionen der o.g. Gremien
Betreuung des Rats-/Bürger-/ und Verwaltungsinformationssystems (MoreRubin)
Erstellung und Bearbeitung des Sitzungskalenders für das gesamte Jahr im Sitzungsdienstprogramm MoreRubin
Eingabe/Pflege der Stammdaten aller Mandatsträger in Verbindung mit dem Programm KIS
Abrechnung der Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgelder aller Gremien im monatlichen Wechsel
Ansprechpartner*in (m/w/d) für die Gesamtverwaltung für Probleme mit dem Sitzungsdienstprogramm (Erstellung von Vorlagen, Kontrolle im Mitzeichnungslauf, Kontrolle bei der Erstellung der Niederschriften, Textvorgaben usw.)
Mitwirkung bei der Inkraftsetzung des Ortsrechts (Ausfertigung und Bekanntmachung) und federführende Verwaltung der Ortsrechtssammlungen der Stadt Ingelheim
Das bringen Sie mit:
Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen vergleichbaren kaufmännischen Abschluss
Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich des Sitzungsdienstes und der Gemeindeordnung Rheinland-Pfalz bzw. die Bereitschaft sich diese kurzfristig anzueignen
Sichere Anwenderkenntnisse in den gängigen MS-Office Programmen sowie wünschenswert Erfahrungen mit dem Sitzungsdienstprogramm »More Rubin"
Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Einsatzbereitschaft, rasche Auffassungsgabe und Interesse an einer eigenverantwortlichen und verantwortungsvollen Tätigkeit
Zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise, Interesse an politischen Entscheidungsprozessen
Teamfähigkeit, Organisations-, Durchsetzungs- und Entscheidungsvermögen, verbunden mit Verhandlungsgeschick und souveräne schriftliche und mündliche Kommunikation
Bereitschaft zu Tätigkeiten auch außerhalb der allgemeinen Arbeitszeiten (Sitzungstermine in den Abendstunden)
Führerschein Klasse B sowie Bereitschaft das Privatfahrzeug für dienstliche Zwecke gegen eine Wegstreckenentschädigung einzusetzen
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