Informationen zur Anzeige:
Mitarbeiter*in Empfang (w/m/d)
Berlin
Aktualität: 03.12.2024
Anzeigeninhalt:
03.12.2024, WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH
Berlin
Mitarbeiter*in Empfang (w/m/d)
Aufgaben:
Empfangsmanagement
Begrüßung und Betreuung von Besuchern:
Platzierung im Wartebereich und Benachrichtigung der zuständigen Terminverantwortlichen.
Überwachung von Ordnung und Sauberkeit im Empfangsbereich:
Säubern der Tischflächen bei Bedarf und Bestückung mit Infomaterialien.
Schlüsselaufbewahrung für eigengenutzte Objekte.
Kommunikation und Anfragen
Entgegennahme und Weiterleitung:
Interne Anrufe an zuständige Ansprechpartner*innen.
Allgemeine Anfragen während der Servicezeit (Erstauskunft).
Ausgabe und Annahme:
Gästeausweise, hinterlegte Unterlagen (z. B. für Geschäftskunden, Mieter*innen).
Post- und Versandmanagement
Annahme von Posteingang und Warensendungen:
Benachrichtigung der Mitarbeiter*innen zur Abholung.
Übergabe von Post an Dienstleister (z. B. PIN AG, Deutsche Post).
Datenmanagement
Abfrage und Aktualisierung von Kontaktdaten in der Mieterakte gemäß DSGVO. Erstellung und Weiterleitung von Tickets an die verantwortlichen Fachbereiche
Sicherheits- und Zugangsmanagement
Kontrolle der Sicherungssysteme und Einhaltung der Sicherheitsmaßnahmen.
Zugangsüberwachung:
Ausgabe und Annahme von Gästeausweisen.
Administrative Unterstützung
Unterstützung des Second-Level-Support-Teams Kundenkommunikation:
Vervielfältigung von Hausaushängen.
Bearbeitung von Tickets (SLS) nach Vorgabe.
Beantwortung schriftlicher allgemeiner Anfragen nach Vorgabe.
Qualifikationen:
Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Hotelfachfrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation.
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens Englisch-Grundkenntnisse; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.
Gute PC-Kenntnisse, insbesondere in Word, Excel und Outlook.
Konzentrierte, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise.
Freude am Umgang mit Kundinnen, Gästen und Mitarbeitenden sowie an der Organisation und Koordination des Besucherinnenmanagements in der WBM-Firmenzentrale.
Fähigkeit, Kund*innen und Mitarbeitenden Orientierung zu bieten und gute Kenntnis der internen Abläufe und Vorgaben.
Empathisches, hilfsbereites, freundliches und kommunikatives Auftreten; auch in stressigen Situationen stets freundlich und aufmerksam.
Flexibilität, Teamfähigkeit und Belastbarkeit.
Standorte
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