Büro­­/­­Sekretariat(m/w/d)

- Effektive Entlastung des CFO und COO bei ihren Führungs- und Managementaufgaben im - administrativen und organisatorischen Bereich - Komplexe Terminkoordination - Selbständige Kommunikation - intern und extern - im Namen der Geschäftsführung - Erledigung auch vertraulicher Sekretariats Arbeiten - Führen von Kalendern mit komplexer Terminorganisation - Führen und Verwaltung der Wiedervorlage und der Ablage - Terminverfolgung von Vorgängen und Projekten (intern und extern) - Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (z.B. GF-Sitzung, Führungskreissitzung, Arbeitsgespräche mit dem Beirat, Beiratssitzung) inkl. termingerechter Bereitstellung der Agenda bzw. der aktualisierten Präsentationen sowie Besprechungsunterlagen - Sichtung und Verteilung der Eingangspost nach Wichtigkeit und Zuständigkeit - elektronische Kommunikation (Überwachung und Weiterleitung von E-Mails) - eigenständige Erledigung der deutschen und internationalen Korrespondenz - selbständig oder nach Stichworten - Organisation von Workshops und Konferenzen (intern und extern) - Reisemanagement/-abrechnung der Geschäftsführung - Mitarbeit an Sonderthemen und Projekten - Erstellen von Präsentationen - Empfang und Betreuung von Besuchern