Sachbearbeitung Verwaltung und Finanzbuchhaltung
13.11.2024
Stiftung KPM Berlin
Berlin (DE)
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Sachbearbeitung Verwaltung und Finanzbuchhaltung
Stiftung KPM Berlin
Berlin (DE)
Aktualität: 13.11.2024
Anzeigeninhalt:
13.11.2024, Stiftung KPM Berlin
Berlin (DE)
Sachbearbeitung Verwaltung und Finanzbuchhaltung
Aufgaben:
Die Stelle Sachbearbeitung Verwaltung und Finanzbuchhaltung umfasst ein breites Spektrum an organisatorischen, administrativen und unterstützenden Aufgaben, um den reibungslosen Ablauf eines Büros sicherzustellen.
Administrative Aufgaben
- Allgemeine Büroorganisation (z. B. Bestellungen, Postbearbeitung, Telefonannahme).
- Bearbeitung von E-Mails und Schriftverkehr.
- Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Protokollen und Berichten.
- Terminmanagement für Vorgesetzte und Mitarbeiter.
- Ablage und Dokumentenmanagement.
Finanzbuchhaltung und Budgetverwaltung
- Vorbereitende Buchhaltung.
- Zahlungsverkehr: Überwachung von Konten, Gehältern, Krankenkassenbeiträgen und Zahlungen.
- Führen der Kasse und Erstellen von Kassenabschlüssen.
- Unterstützung bei der Erstellung von Budgetplänen und finanziellen Reports.
- Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder der Buchhaltung für die Erstellung von Jahresabschlüssen.
Personalverwaltung
- Pflege von Personalakten und Verwaltung von Personalunterlagen.
- Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen.
- Überwachung von Urlaubs- und Krankheitszeiten.
- Ansprechpartner für Mitarbeiter bei administrativen Personalangelegenheiten.
- Verwaltung der Lohnabrechnung (ggf. in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern).
IT- und Büromanagement
- Verwaltung von Büroinfrastruktur und -ausstattung (z. B. IT-Systeme, Softwarelizenzen, Büromaterial).
- Koordination von Wartungsarbeiten und IT-Support.
- Einführung und Verwaltung von digitalen Tools zur Effizienzsteigerung.
Kommunikation und Stakeholderbetreuung
- Pflege der Kontaktdatenbank.
- Bearbeitung von Spendenbescheinigungen.
Qualifikationen:
1. Kaufmännische Ausbildung: Idealerweise eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement, Verwaltung, oder eine ähnliche kaufmännische Qualifikation.
2. Kenntnisse in Finanzbuchhaltung: Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Kassenführung.
3. Erfahrung im Personalwesen: Vertrautheit mit administrativen Aufgaben im HR-Bereich.
4. IT-Grundkenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office.
Soziale und persönliche Kompetenzen
1. Organisationstalent: Hohes Maß an Struktur und Eigenverantwortung für die effiziente Bearbeitung von Büroorganisation, Dokumentenmanagement und Terminplanung.
2. Kommunikationsstärke: Die Fähigkeit, sowohl intern als auch mit externen Partnern klar und serviceorientiert zu kommunizieren.
3. Serviceorientierung und Kundenfreundlichkeit: Empathie und Freundlichkeit im Umgang mit Mitarbeitern und externen Stakeholdern.
4. Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit: Gewissenhaftigkeit im Umgang mit sensiblen Daten und Finanzen.
5. Flexibilität und Problemlösungsfähigkeit: Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen und schnelle Lösungsfindung.
1. Eigenständige Arbeitsweise und Motivation: Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und Verantwortung für die eigenen Aufgaben zu übernehmen.
2. Genauigkeit und Detailorientierung: Präzise und genaue Arbeitsweise, insbesondere bei der Bearbeitung von Buchhaltungsaufgaben und Dokumentationen.
3. Diskretion: Höchste Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen und Personalangelegenheiten.
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