Payroll Officer DACHI | Cologne (Köln)
28.11.2024
Aesop Germany GmbH
Köln (DE)
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Aesop Germany GmbH
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Aktualität: 28.11.2024
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28.11.2024, Aesop Germany GmbH
Köln (DE)
Payroll Officer DACHI | Cologne (Köln)
Über uns:
Seit über 35 Jahren schafft Aesop ein inspirierendes und integratives Umfeld, in dem unsere Mitarbeiter*innen sich entfalten können und Unterstützung finden. Als globales Einzelhandelsunternehmen bieten wir berufliche Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten als Ergänzung zu den jeweiligen beruflichen Zielen und Ambitionen.
Unser Ziel ist es, das richtige Gleichgewicht zwischen Mensch, Umwelt und wirtschaftlichem Erfolg zu finden. Wir wollen unseren Fußabdruck auf unserer Erde, die uns großzügig unterstützt, aktiv verringern. Im Rahmen unserer Arbeit dahingehend haben wird unter anderem die B Corp Zertifizierung erhalten. Wir engagieren uns überdies für den Aufbau einer nachhaltigeren und integrativen Gesellschaft.
Aufgaben:
- Der/Die Payroll Officer DACHI mit Sitz in Köln verwaltet und unterstützt die DACH- und Italien-Region (DACHI) in allen Belangen der Lohn- und Gehaltsabrechnung, mit besonderem Schwerpunkt auf Deutschland und Österreich (ca. 100 Mitarbeiter in DE und ca. 12 Mitarbeiter in AT), um die korrekte und rechtzeitige Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen sicherzustellen. Der/Die Payroll Officer DACHI unterstützt eine andere Payroll Officer Position mit Sitz in London, für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen in der Schweiz (CH) und Italien (IT) und unterstützt bei Bedarf die breiteren EU Payroll Teams für alle Aesop-Länder.
- Verantwortlich für das Ausfüllen der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorlagen für die DACHI- und mittelgroßen Märkte, Zusammenarbeit mit den Personaldienstleistungsteams, um sicherzustellen, dass alle Änderungen im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt erfasst und in Übereinstimmung mit den monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungsfristen verarbeitet werden, Sicherstellung, dass alle erforderlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungsunterlagen (lokale Dokumente für Neueinstellungen und Registrierungen sowie ggf. geprüfte ID- und RTW-Dokumente) heruntergeladen und an verschiedene Anbieter weitergegeben werden
- Unterstützung der Implementierung/Integration von Systemen, Prozessen, Abläufen und Projekten in der gesamten DACH- und Italien-Region in Zusammenarbeit mit der europäischen Gehaltsabrechnungsstrategie, in enger Zusammenarbeit mit dem Payroll Officer für DACHI in London [CH & IT], den weiteren EU-Gehaltsabrechnungsteams und dem Head of Payroll
- Überwachung des rechtlichen Umfelds und Sicherstellung, dass Änderungen verstanden, geplant und in die Standardarbeitsverfahren (SOP) des Landes aufgenommen werden
- Vorbereitung aller statischen Stammdatendateien für die Übermittlung an die Gehaltsabrechnungsanbieter, wie z. B. Neueinstellungen, Austritte und gehaltsbezogene Änderungen, sowie Überwachung der korrekten Erfassung aller persönlichen Daten in Bezug auf die Auswahl der Krankenversicherung, der Sozialversicherungsnummer und der Steuer-ID. Vorbereitung aller variablen Gehaltszahlungen für die Mitarbeiter des Einzelhandels über das Aesop Time & Attendance System, in Übereinstimmung mit den Zahlungs- und Abzugsvorlagen
- Zusammenarbeit mit dem Payroll Officer DACHI (London) zur Unterstützung und für alle notwendigen Prüfungen und Validierungen der Gehaltsabrechnung vor der Genehmigung der Gehaltsabrechnung
- Erste Anlaufstelle für Fragen zur Gehaltsabrechnung in Deutschland und Österreich über das Zendesk-Ticketing-System und Beantwortung dieser in Übereinstimmung mit den internen SLAs des Gehaltsabrechnungsteams
- Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnungsberichte für die Finanzbuchhalter
- Aktualisierung der internen Abwesenheitssysteme (WhosOff) mit Neueinstellungen, Austritten und Änderungen
- Validierung von Abwesenheiten in der Gehaltsabrechnung vor der Berechnung des jährlichen Urlaubsanspruchs
- Verwaltung von Dokumenten im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung für Austritte (Versicherungsdokumente)
- Monatliche Verwaltung der Mitarbeiterleistungen und Bearbeitung der betrieblichen Altersversorgung
- Abstimmung und Vorbereitung der Sozialversicherung / Steuerzahlung. Verwaltung des monatlichen Krankenscheinabrufs über die Sozialversicherungsplattform (nur DE) und die Verwaltung von Langzeitabwesenheiten sowie die Bearbeitung von Sozialversicherungsentschädigungen (wie Mutterschafts- und Krankengeld)
- Abgleich und Verteilung der jährlichen Lohnsteuerbescheinigungen (nur DE)
- Ausstellung von Arbeitgeberbescheinigungen und Dokumenten für das Arbeitsamt
- Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten bei bestehenden Prozessen, Instrumenten und Berichten im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Ergreifen der Initiative, um Änderungen vorzuschlagen und durchzusetzen
- Zusammenarbeit mit dem HRIS-Team, um monatliche Berichte aus unserem HRIS-Workday-System zu entwickeln und zu extrahieren, und Unterstützung bei möglichen Dateneinspeisungen in die Gehaltsabrechnung, um die Gehaltsabrechnungsprozesse zu rationalisieren
Qualifikationen:
- Offene Denkweise und große Neugierde, um andere zu verstehen, ohne zu urteilen zuzuhören und auf unterschiedliche Perspektiven einzugehen
- Engagement für die Förderung eines integrativen und psychologisch sicheren Arbeitsumfelds
- Fortgeschrittene Microsoft Excel-Kenntnisse (VLOOKUPs, IF-Anweisungen, Pivot-Tabellen)
- Fähigkeit, sowohl Deutsch als auch Englisch zu sprechen und zu lesen
- Mindestens 18 Monate Erfahrung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland und Österreich, mit fundierten Kenntnissen der gesetzlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften in DE und AT
- Erfahrung mit verschiedenen Arten von Arbeitnehmern, z.B. Studenten, Mini-Jobber
- Ausgeprägtes Verständnis für marktspezifische Gehaltsabrechnungen und die Verwaltung von Anfang bis Ende
- Erfahrung in der Arbeit mit einem ausgelagerten Dienstleistungsmodell
- Erfahrung im Umgang mit HRIS-Software, einschließlich Berichtswesen (vorzugsweise Workday) und T&A-Programm
- Gründliche Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, Unstimmigkeiten/Fehler in Daten zu erkennen
- Flexible Herangehensweise und Professionalität im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
- Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, eigenverantwortlich und unter Druck zu arbeiten, um Fristen einzuhalten
- Bereitschaft, Veränderungen herbeizuführen und Prozesse zu verbessern und zu vereinfachen
- Frühere Erfahrungen im Einzelhandelssektor sind von Vorteil, sowie erfahrung in der Verwaltung von Sozialleistungen in den jeweiligen Ländern
Wir bieten:
- Wir verfolgen einen ganzheitlichen Karriereansatz. Wir fördern die berufliche Weiterbildung, die Karriereentwicklung sowie Initiativen für das Wohlbefinden der Angestellten und schaffen durch die Aesop Foundation, Freiwilligenarbeit und gemeinsame Spendenprogramme enge Verbindungen zur lokalen Gemeinschaft. Zu den Leistungen für Mitarbeiter*innen gehören unter anderem folgende:
- Großzügige Rabattgewährung auf Produkte und halbjährliche kostenfreie Zuteilung von Produkten
- Bezahlte Ehrenamtspauschale für alle Mitarbeitender*innen
- Bonusmöglichkeiten je nach persönlicher und geschäftlicher Leistung
- Diverse Optionen zur Förderung der beruflichen Entwicklung, darunter kostenloser Zugang zu LinkedIn Learning, interne Schulungen zu Produkt- und Kernkompetenzen sowie Möglichkeiten zur Studienunterstützung
- Zugang zu Hilfsprogrammen für Mitarbeitende, ein kostenfreies Abonnement für die Achtsamkeits-App Headspace und Angebote für Wellnessurlaub im Sommer.
Weitere Informationen:
Aesop möchte die bestmöglich talentierten Menschen als Mitarbeiterinnen gewinnen, entwickeln und zum Bleiben einladen. Wir bieten ein kreatives und integratives Arbeitsumfeld, in dem Talente wirklich anerkannt und gewürdigt werden. Wir setzen uns für die Förderung der Integration aller ein und sind davon überzeugt, dass Vielfalt, Integration und Zugehörigkeit eine wichtige Rolle für den Erfolg unseres Unternehmens spielen. Wir ermutigen jeden ausdrücklich dazu, Teil unserer Reise zu werden.
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