Mitarbeiter:in Science Coordination (m/w/d) befristet auf 1 Jahr

Science Coordination fokussiert sich auf den Aufbau und die Ausgestaltung einer kompetenten, handlungswirksamen und proaktiven Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung, die mit den Inhaltsbereichen sowie mit den besonderen Bedarfen beider Fachgebiete tiefgreifend vertraut ist: - Koordinierung für Beschaffungsvorgänge - Eigenständige, inhaltliche Beurteilung der Notwendigkeit und Angemessenheit von Vergabe-Tickets (De-minimis Requests, Purchase Requests, Events, Online-Konferenzen): - Überprüfung des gemeldeten Bedarfs - Überprüfung möglicher bereits bestehender interner Verfügbarkeiten - Überprüfung der Wirtschaftlichkeit der geplanten Anschaffung - Überprüfung der formalen Vorgaben von Beschaffungsanfragen - Beratung und Moderation komplexer Beschaffungsanfragen: - Beratung der Bedarfsträger aus der Wissenschaft bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen - Erläuterung bestehender formaler Vorgaben und Unterstützung bei der Einhaltung - Operative Betreuung der Kommunikationsprozesse - Prozess-Begleitung, Monitoring und Initiierung an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung: - Entwicklung, Planung und Weiterentwicklung von Zentrumsprozessen zur Vertretung der Bedürfnisse der Wissenschaft - Unterstützung, Beratung und Initiierung neuer Schnittstellenprozesse auf Basis kontinuierlicher Erfassung von Synergien und Optimierungsbedarf - Organisation und inhaltliche Betreuung als Ansprechpartner:in von Meetingformaten mit strategisch-wissenschaftlichem Fokus: - Vorbereitung (inklusive Themenauswahl, Agendaerstellung und -versand, Protokollierung und Nachbereitung) - Planung, Organisation und Unterstützung bei der Durchführung des jährlichen Faculty Retreats (inklusive Terminfindung, Buchung, Budgetkalkulation, Einhaltung von Richtlinien, inhaltliche Konzeption und Vorbereitung des Retreat-Programms, Vor-Ort-Betreuung, Protokollierung und Nachverfolgung zentraler Ergebnisse) - Organisation und Durchführung weiterer Meetingformate sowie Entwicklung neuer Meetingformate entsprechend dem Zentrumswachstum und Übernahme aller oben genannten Aufgaben