-Rechte Hand der Geschäftsführung / Assistenz der Geschäftsführung -Zuarbeit der Geschäftsleitung ggfs. der Projektleitung -Erstellen der Dokumentation für unsere Baustellen in Absprache mit der Projektleitung bzw. den Architekten -Zuarbeit der Gesellen und Nachunternehmer -Auslösung von Bestellungen bei den Lieferanten nach Rücksprache mit den Gesellen oder Nachunternehmer -Terminierung der Firmenfahrzeuge zur Inspektion Postein- und -ausgang erledigen Telefondienst Eingehende E-Mails bearbeiten bzw. an die jeweiligen Mitarbeiter weiterleiten Erledigung von sämtlichem Schriftwechsel wie Briefe, Mahnungen, Angebote Erstellung von Rechnungen etc. nach Vorlage mit entsprechender Handwerks-Software Vorbereitende Buchführung wie z. B. Kontierung der einzelnen Belege Zahlung sämtlicher Rechnungen mittels Online-Banking Führung der Offene-Posten-Liste und Mahnung nach Ablauf des Zahlungsziels (Von November bis März) Führung der Schlechtwetterlisten Führung der digitalen Bauakte und Ringbauordner Lohn-/Gehaltvorbereitung für den Steuerberater, u. a. Wochenzettel der gewerblichen Mitarbeiter kontrollieren und vorbereiten sowie Kontrolle der Urlaubsplanung Terminverwaltung für die Mitarbeiterplanung (Urlaub, Fortbildungen, Schule der Azubis etc.) Einholen der Unbedenklichkeitsbescheinigungen sämtlicher Subunternehmer Materialüberwachung und -beschaffung für den Bürobereich Überwachung und Anforderung der regelmäßig benötigten Unterlagen für die Präqualifizierung Regelmäßige Beschaffung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen für unsere Auftraggeber