Informationen zur Anzeige:
Vorzimmerdienst
Landratsamt SHK
Eisenberg, Thüringen (DE)
Aktualität: 08.12.2024
Anzeigeninhalt:
08.12.2024, Landratsamt SHK
Eisenberg, Thüringen (DE)
Vorzimmerdienst
Aufgaben:
- Wahrnehmung des Vorzimmerdienstes im Amt für Personal und Organisation, insbesondere
- Sortieren und Stempeln des internen und externen Posteingangs
- Verteilung der Posteingänge, einschließlich E-Mail und Fax, an die entsprechenden Organisationseinheiten
- Postausgänge entgegennehmen und an die Poststelle weiterleiten
- Führen von Postnachweisen
- Vergabe von Aktenzeichen bei Eingang von Schriftstücken
- Planung und Überwachung von Terminen bzw. Terminvorgaben, z. B. für Rücksprachen,
- Abgabe von Unterlagen, Wiedervorlagen, Dienstreisen, Urlaubslisten
- Empfang und Betreuung von Gästen
- Vorbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen
- Protokollierung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen
- Organisatorische Nachbereitung von Besprechungsterminen
- Erstellen von Texten, Grafiken, Statistiken und Tabellen nach Vorgabe des Amtsleiters
- Entgegennahme von telefonischen bzw. schriftlichen Anfragen auf Auskunft sowie Weiterleitung an die entsprechende Stelle
- Erteilung von Auskünften nach Entgegennahme von telefonischen und schriftlichen Anfragen
- Verwaltung des Schriftgutes in der Gruppenablage
- Selbstständige Erledigung einfacher Korrespondenz
- Unterstützung der Leitung durch Zuarbeiten aus dem allgemeinen Dienstablauf, z. B. Anwesenheitsliste, Dienstreiseaufträge
- Unterstützung der Mitarbeiter bei der Aufbereitung von Unterlagen zur Sachbearbeitung,
- Z. B. Kopien anfertigen, Akten anlegen
- Führen des Verbandbuches der Organisationseinheit
- Verwaltung Büromaterial
Qualifikationen:
- abgeschlossene Berufsausbildung als
- Verwaltungsfachangestellte/-r bzw. abgeschlossener Fortbildungslehrgang I (FL I)
- Kaufmann/-frau für Büromanagement
- Rechtsanwaltsfachangestellte/-r
- Einschlägige EDV-Kenntnisse, insbesondere im MS-Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Sehr gute schreibtechnische Fertigkeiten
- Sozialkompetenz, insbesondere sehr gute Auffassungsgabe, selbstständige Arbeitsweise, Einsatz-bereitschaft, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, gutes Einfühlungsvermö-gen, Vertrauenswürdigkeit sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
- korrektes und freundliches Auftreten, gute Umgangsformen sowie Diskretion
- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
Wir bieten:
- Eine Bezahlung nach Entgeltgruppe E 5 des TVöD-VKA mit dynamischer Gehaltsentwicklung, einer tariflichen Jahressonderzahlung sowie leistungsorientierter Bezahlung
- Betriebliche Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche sowie die Möglichkeit zur Nut-zung von fünf Tagen Bildungsurlaub im Kalenderjahr nach dem ThürBfG
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Betriebliches Eingliederungsmanagement
- Das Angebot arbeitsmedizinischer Vorsorgemaßnahmen
Unser Kontakt:
Saale-Holzland-Kreis
Landratsamt
Personal und Organisation
Postfach 13 10
07602 Eisenberg
Gez. Johann Waschnewski
Landrat
Weitere Informationen:
Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.
Der Saale-Holzland-Kreis gewährleistet die berufliche Gleichstellung der Geschlechter nach dem Thü-ringer Gleichstellungsgesetz. Daher werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bei Vorliegen einer Unterrepräsentanz Bewerber/-innen des entsprechenden Geschlechts bevorzugt.
Bitte beachten Sie die Informationen nach Art. 13 der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) sowie die Hinweise zu Bewerbungen per E-Mail.
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