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Verwaltungsangestellte*r (w/m/d)
Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung
Heidelberg, Neckar (DE)
Aktualität: 29.10.2024
Anzeigeninhalt:
29.10.2024, Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung
Heidelberg, Neckar (DE)
Verwaltungsangestellte*r (w/m/d)
Aufgaben:
- Personaladministration für akademische Mitarbeiterinnen, studentische Hilfskräfte und Praktikantinnen (Bearbeitung von Anträgen, Planung der Personaleinteilung in den Laboren)
- Finanzverwaltung von Abteilungsmitteln inkl. Bewirtschaftung von Drittmitteln (Kontrolle und Überwachung von Drittmitteln, Unterstützung bei der Erstellung und Weiterleitung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen, Beschaffungen, Rechnungsbearbeitung)
- Verwaltung der Lehrveranstaltungen (LV) in heiCO (Eingabe neuer LV, Raumbuchung und -verwaltung für die beiden Abteilungen)
- Organisatorische Hilfe bei der Vorbereitung von Lehr- und Prüfungsmaterialien
- Rekrutierung von Proband*innen und Terminvereinbarung für Laborbesuche sowie Empfang von Familien mit Kindern, die an Studien teilnehmen
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (Büroorganisation, interne und externe Korrespondenz auf Deutsch und Englisch etc.)
Qualifikationen:
- Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
- Erfahrung im Rechnungswesen und in der Mittelverwaltung von Drittmitteln (DFG, BMBF, EU), idealerweise im öffentlichen Dienst
- Sicherer Umgang mit dem Computer und gängigen MS-Office-Anwendungen, SAP-Kenntnisse wünschenswert
- Aufgeschlossenheit und Flexibilität, soziale Kompetenzen, Teamfähigkeit und ein freundliches Auftreten
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrungen mit Verwaltungsabläufen innerhalb der Universität sind von Vorteil aber nicht zwingend erforderlich
- Die Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgaben
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