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Verwaltungsangestellte*r (w/m/d)
Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung
Heidelberg, Neckar (DE)
Aktualität: 29.10.2024

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29.10.2024, Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung
Heidelberg, Neckar (DE)
Verwaltungsangestellte*r (w/m/d)
Aufgaben:
- Personaladministration für akademische Mitarbeiterinnen, studentische Hilfskräfte und Praktikantinnen (Bearbeitung von Anträgen, Planung der Personaleinteilung in den Laboren) - Finanzverwaltung von Abteilungsmitteln inkl. Bewirtschaftung von Drittmitteln (Kontrolle und Überwachung von Drittmitteln, Unterstützung bei der Erstellung und Weiterleitung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen, Beschaffungen, Rechnungsbearbeitung) - Verwaltung der Lehrveranstaltungen (LV) in heiCO (Eingabe neuer LV, Raumbuchung und -verwaltung für die beiden Abteilungen) - Organisatorische Hilfe bei der Vorbereitung von Lehr- und Prüfungsmaterialien - Rekrutierung von Proband*innen und Terminvereinbarung für Laborbesuche sowie Empfang von Familien mit Kindern, die an Studien teilnehmen - Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (Büroorganisation, interne und externe Korrespondenz auf Deutsch und Englisch etc.)
Qualifikationen:
- Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen - Erfahrung im Rechnungswesen und in der Mittelverwaltung von Drittmitteln (DFG, BMBF, EU), idealerweise im öffentlichen Dienst - Sicherer Umgang mit dem Computer und gängigen MS-Office-Anwendungen, SAP-Kenntnisse wünschenswert - Aufgeschlossenheit und Flexibilität, soziale Kompetenzen, Teamfähigkeit und ein freundliches Auftreten - Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift - Erfahrungen mit Verwaltungsabläufen innerhalb der Universität sind von Vorteil aber nicht zwingend erforderlich - Die Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgaben

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Heidelberg, Neckar (DE)
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