Informationen zur Anzeige:
Verwaltungsangestellte/r (m/w/d), Ref. Nr. 417/Z
Justus-Liebig-Universität
Gießen, Lahn (DE)
Aktualität: 15.06.2024
Anzeigeninhalt:
15.06.2024, Justus-Liebig-Universität
Gießen, Lahn (DE)
Verwaltungsangestellte/r (m/w/d), Ref. Nr. 417/Z
Ihre Aufgaben:
- Übernahme von allgemeinen Verwaltungstätigkeiten (Telefon, E-Mail, Post- und Publikumsverkehr, Internetauftritt)
- Administrative Unterstützung der Kanzlerin; des Weiteren administrative Unterstützung der Referentinnen und Referenten des gesamten Kanzlerinbüros
- Mithilfe bei der Vorbereitung von Sitzungsunterlagen, digitale Archivierung von Unterlagen und Protokollen der Sitzungen (betrifft u.a. verschiedene Sitzungen unter Leitung oder Beteiligung der Kanzlerin, Sitzungen der AG-Fachbereichsmanagement sowie Sitzungen von Kuratorien und Vorständen von Stiftungen an der JLU etc.)
- Unterstützung bei der Sachbearbeitung von Stiftungsangelegenheiten, u.a. regelmäßiges Controlling der finanziellen Situation inkl. Berichte an die Vorstände und Kuratorien
- Bearbeitung von Stellenfreigabe- und Wiederbesetzungsanträgen; Kommunikation mit dem Stellen- und Personalmanagement der JLU
- Monitoring von Kostenstellen: Selbstständige Überwachung der Kostenstellen und Projekte des Kanzlerinbüros in SAP
- Erstellen von standardisierten Auswertungen und Berichten: u.a Beantwortung interner und externer statistischer Anfragen mit Hilfe von standardisierten Auswertungen, Erstellung von vordefinierten Berichten für interne Prozesse
Das bringen Sie mit:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbare Berufsausbildung
- Sehr gute PC-Kenntnisse (MS Office, E-Mail und SAP)
- Teamfähigkeit sowie eine selbstständige Arbeitsweise
- Erwünscht sind zudem englische Sprachkenntnisse, Kenntnisse der einschlägigen gesetzlichen Vorschriften (z. B. des Hessischen Hochschulgesetzes), sowie Kenntnisse der universitätsinternen Strukturen und der Hochschulverwaltung
Standorte
Verwaltungsangestellte/r (m/w/d), Ref. Nr. 417/Z
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