- Unterstützung der Geschäftsführung bei dem Tagesgeschäft - Kundenannahme (Telefon, vor Ort) und Betreuung (Kaffee, Auftragsvorbereitung, Terminierung...) - Telefondienst - Terminverwaltung (Kunden, Mitarbeiter, Geschäftsleitung) - E-Mail-Verwaltung (Organisation und Struktur) - Kunden- und Lieferantenverwaltung (digitale Pflege) - Recherchearbeiten Material, Preise, Übernachtungen - Interne Büroorganisation (Scannen, Kopieren, Daten strukturiert einpflegen, Abläufe skalieren, Urlaub, Krankheit...) - Verteilung, Kontrolle und Bewertung der verteilten Aufgaben - Postdienst - Vorbereitung Finanzbuchhaltung - Angebotserstellung, Rechnungslegung und deren Kontrolle (Zahlungen, Außenstände, Angebote zum Abschluss bringen) - Wartung der Drucker-/ Kopierer - Überwachung der Urlaubsplanung - Kalenderführung - Unternehmensinterne Systeme und Prozesse optimieren, erstellen und implementieren - Sauberkeit im Kundenbereich - Sauberkeit und gepflegtes Erscheinungsbild des Unternehmens allg. (Erkennen und Handeln -> anfallende Tätigkeiten verteilen) - Sauberkeit der Firmenfahrzeuge Innen/ Außen (delegieren) - Urlaubsliste aktuell halten - Strukturen und Prozessabläufe bei Kollegen einfordern - Leistungsdefizite erkennen und kommunizieren - Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Azubis, Praktikanten - Bedienung von Fahrzeugen (für Botengänge, Tanken etc.) - Zielgerichtete Arbeitsplanung - Erkennen von Defekten und Unregelmäßigkeiten im Prozessablauf - eigenständiges Erkennen und Handeln -> einfordern von Feedbacks Steuerbüro, Kunden, Mitarbeiter, Geschäftsleitung (erfolgsorientiert, Problemlösend), Einkäufe (Kopierpapier, Bürobedarf, Utensilien des tägl. Bedarfs), regelm. Kontrolle der Führerscheine, Auffrischung Jahresunterweisungen ...