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Teamassistenz
Friedrich-Schiller Universität Jena Land Thüringen
Jena (DE)
Aktualität: 03.09.2024
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03.09.2024, Friedrich-Schiller Universität Jena Land Thüringen
Jena (DE)
Teamassistenz
Aufgaben:
Die Tätigkeit umfasst die administrative Organisation in den Bereichen Systematische Theologie (33%) und Neues Testament (33%).
- Finanz- und Sachmittelverwaltung (u.a. Führung der Drittmittelkonten einschließlich des Jena Center for Reconciliation Studies, Bedarfsermittlung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterial, Lieferungs- und Rechnungskontrolle)
- Koordination von Personalangelegenheiten (u.a. Bearbeitung von Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Erfassung und Weitergabe von Krank- und Gesundmeldungen, Verwaltung und Bearbeitung von Dienstreiseanträgen)
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Workshops und Tagungen (z.B. Hotelbuchungen, Reiseorganisation für Gäste, Verpflegung, Gästebetreuung)
- Vorbereitung von Werk- und Honorarverträgen
- Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Erledigung von Schreibarbeiten und Ablageorganisation
- Pflege und Aktualisierung der Homepages der zwei Bereiche
- Öffentlichkeitsarbeit, Marketing (z.B. Plakaterstellung)
Qualifikationen:
- Gute organisatorische Fähigkeiten sowie Teamfähigkeit und Loyalität
- Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Fachangestellte:r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte:r bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Vertiefte Kenntnisse in Bürokommunikation und -organisation, Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, Grundkenntnisse Buchhaltung
- Kenntnisse in den Bereichen Drittmittel- und Reisekostenverwaltung bzw. Bereitschaft, sich einzuarbeiten.
- Kenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe bzw. die Bereitschaft, sich einzuarbeiten
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