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Teamassistenz für die Abteilung Technik (m/w/d)
Gemeinnützige Wohnungsbaugesellschaft der Stadt Kassel mbH
Kassel, Hessen (DE)
Aktualität: 19.09.2024
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19.09.2024, Gemeinnützige Wohnungsbaugesellschaft der Stadt Kassel mbH
Kassel, Hessen (DE)
Teamassistenz für die Abteilung Technik (m/w/d)
Aufgaben:
- Sie übernehmen die gesamte Büroorganisation des Ihnen zugewiesenen Teams innerhalb der Abteilung Technik, wozu u.a. das Koordinieren, Vor- und Nachbereiten von Terminen sowie das Führen von Telefonaten zählen. Ebenfalls erledigen Sie die anfallende Korrespondenz inklusive des Führens von Besprechungsprotokollen sowie der Postbearbeitung und die digitale Datenablage.
- Wiederkehrende Handwerkertermine und Prüfungen behalten Sie im Blick und erstellen dazu Mieteranschrieben um die Termine zu koordinieren.
- Sie erstellen und bearbeiten Notdienstkalender und übermitteln diese an unsere Externen Dienstleister.
- Zudem Sie sind für die Verwaltung bzw. Ausgabe analoger und digitaler Schlüssel der GWG- Liegenschaften für Kollegen und Externe zuständig.
- Sie organisieren Schulungen für das Team, bereiten Dienstreisen vor und rechnen Reisekosten ab.
- Für neue Teammitglieder organisieren Sie die Einrichtung des Arbeitsplatzes und dessen Ausstattung, hinzu kommt die Bestellung des Büromaterials für das Team.
Qualifikationen:
- Sie qualifizieren sich für diese Aufgabe durch eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich und fundierte Berufserfahrung im Bereich Assistenz.
- Grundkenntnisse in der Wohnungswirtschaft ist ebenso von Vorteil wie technisches Verständnis.
- Sie sind sicher in der Anwendung der MS-Office-Programme sowie idealerweise im Umgang mit ERP-Systemen (WODIS) und der AVA-Software.
- Die deutsche Sprache beherrschen Sie sicher in Wort und Schrift.
- Kenntnisse im Projektgeschäft zur zielgerichteten Kommunikation mit Technikern und Fachunternehmen sind wünschenswert.
- Ihre Arbeitsweise ist gekennzeichnet durch ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und analytisches Denkvermögen sowie Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit.
- Ein souveränes Auftreten sowie eigenverantwortliches und strukturiertes Arbeiten sind für Sie selbstverständlich.
- Sie sind durchsetzungsstark, belastbar und flexibel.
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