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Sekretärin / Sekretär (m/w/d) für die Hochschulleitung
Hochschule für Wirtschaft und Recht Personalbüro
Berlin (DE)
Aktualität: 27.09.2024
Anzeigeninhalt:
27.09.2024, Hochschule für Wirtschaft und Recht Personalbüro
Berlin (DE)
Sekretärin / Sekretär (m/w/d) für die Hochschulleitung
Aufgaben:
Führung des Sekretariats der Ersten Vizepräsidentin und der Kanzlerin als Teil des Sekretariatsteams insbesondere:
· Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie Bearbeitung, Sortierung und Abstimmung der eingehenden Post, Korrespondenz (auch in englischer Sprache), Telefonate und Terminabsprachen und Aktenführung (inklusiver digitaler Ablage) inkl. Betreuung und Bewirtung von Gästen
· Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Protokollführung
· Materialbeschaffung und Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen für Mitglieder der Hochschulleitung
· Vorbereitung und organisatorische Planung von Veranstaltungen und Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
· Aufbereitung von Informationen und Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen und Übersichten
· Organisatorische Unterstützung des Gremienreferats und der Hochschulleitung
Qualifikationen:
· eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf und entsprechende Tätigkeiten (z. B. kaufmännisch oder Verwaltungsfachangestellte/-r)
· mehrjährige Berufserfahrung vorzugsweise mit Organisations- oder Sekretariatsaufgaben im Hochschulbereich oder in vergleichbaren Organisationen
· gute Auffassungsgabe für Prozesse und überdurchschnittliches Organisationsgeschick
· ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit und gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
· ausgeprägte Serviceorientierung, sicheres Auftreten und strukturierte Arbeitsweise
· sehr gute PC-Kenntnisse und sicherer Umgang mit dem MS Office-Paket und IT-Affinität für digitale Prozesse
· wünschenswert sind gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B1)
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