- Pflege des Terminkalenders der Führungskraft und Unterstützung bei der Planung von Terminen, Vorstandssitzungen, Konferenzen usw. - Teilnahme an Besprechungen und Führung der Protokolle - Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten - Bearbeitung aller ausgehenden und eingehenden Korrespondenzen (E-Mails, Briefe, Pakete, usw.) - Vorbereitung und Organisation von Geschäftsreisen der Führungskräfte - Bearbeitung von vertraulichen Dokumenten - Durchführung von Recherchen - Vorbereitung von Präsentationen oder Berichten - Empfangstätigkeiten, Gästebewirtung und erste Anlaufstelle für nationale und internationale Kunden und Gäste Zwingend mitbringen sollten Sie: - abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z.B. als Bürokauffrau m/w/d - mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Büroverwaltung/Sekretariat - grundlegende Buchhaltungserfahrungen - Vertrautheit mit grundlegenden Forschungsmethoden und Berichterstattungstechniken - exzellentes Organisations- und Zeitmanagementtalent - Kommunikation- und Verhandlungsfähigkeit - sehr gute Kenntnisse in MS Office - fundierte Englischkenntnisse