- Organisation des Sekretariats inklusive Koordination und Überwachung der Vorgänge im Sekretariat - Unterstützung der/des Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung - Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und -ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblicher Transporte - Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen - Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP - Administrative Vorbereitung und Planung von Konferenzen, Workshops, Besprechungen (in- und extern), Organisation von Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen, etc.), Betreuung und Bewirtung von Gästen - Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten überwiegend nach Vorgabe - Erledigung anfallender Korrespondenz, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch überwiegend nach Vorgabe - Sichtung und Aufbereitung der E-Mails/Eingangs-/Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit - Verwaltung der Sekretariatsablage - Protokollführung in Besprechungen - Erstellung von Vorgaben für einen/ die Sekretäre im zugeordneten Bereich (z.B. Ablagestruktur) - Proaktive Zusammenarbeit und Abstimmung mit den restlichen Sekretariaten des Bereichs "Software Entwicklung"