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Sekretär (m/w/d)
Guldberg GmbH
Bremen (DE)
Aktualität: 18.10.2024

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18.10.2024, Guldberg GmbH
Bremen (DE)
Sekretär (m/w/d)
Aufgaben:
- Organisation des Sekretariats inklusive Koordination und Überwachung der Vorgänge im Sekretariat - Unterstützung der/des Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung - Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und -ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblicher Transporte - Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen - Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP - Administrative Vorbereitung und Planung von Konferenzen, Workshops, Besprechungen (in- und extern), Organisation von Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen, etc.), Betreuung und Bewirtung von Gästen - Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten überwiegend nach Vorgabe - Erledigung anfallender Korrespondenz, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch überwiegend nach Vorgabe - Sichtung und Aufbereitung der E-Mails/Eingangs-/Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit - Verwaltung der Sekretariatsablage - Protokollführung in Besprechungen - Erstellung von Vorgaben für einen/ die Sekretäre im zugeordneten Bereich (z.B. Ablagestruktur) - Proaktive Zusammenarbeit und Abstimmung mit den restlichen Sekretariaten des Bereichs "Software Entwicklung"
Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar - Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat - Gute englische Sprachkenntnisse (Wort und Schrift) - Gute SAP Kenntnisse - Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office - Hohes Organisationsgeschick auch unter hoher Belastung - Zielorientierte und selbständige Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative - Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung - Team- und Kommunikationsfähigkeit - Souveränes und freundliches Auftreten

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Guldberg GmbH
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