- Unterstützung der/des Vorgesetzten oder des Sekretärs Level 2 bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung - Unterstützung des Sekretärs Level 2 bei der Organisation des Sekretariats - Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und -ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblicher Transporte - Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen - Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP - Administrative Vorbereitung und Planung von Konferenzen, Workshops, Besprechungen (in- und extern), Organisation von Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen, etc.), Betreuung von Gästen - Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten weitgehend nach Vorgabe - Erledigung anfallender Korrespondenz, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch weitgehend nach Vorgabe - Sichtung und Aufbereitung der E-Mails/Eingangs-/Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit - Verwaltung der Sekretariatsablage - Allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben am Recruiting-Center-Standort, wie z.B. Koordination von Hausmeistertätigkeiten, Reinigungspersonal, Caterings - Bestellwesen in SAP - Sammelplatzbeauftragte/r bzw. Brandschutzhelfer/in - zentrale Zutritts-/Besucherverwaltung (in- und extern) inkl. Ausgabe Tagesschließmitte