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Sekretär (m/w/d) beim Kulturinstitut Stadtbibliothek
Stadt Heilbronn
Heilbronn, Neckar (DE)
Aktualität: 14.11.2024

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14.11.2024, Stadt Heilbronn
Heilbronn, Neckar (DE)
Sekretär (m/w/d) beim Kulturinstitut Stadtbibliothek
Aufgaben:
- Sie übernehmen als zentrale Anlauflaufstelle allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Bibliotheksleitung und das Kulturinstitut Stadtbibliothek. - Sie unterstützen die Bibliotheksleitung bei Personalangelegenheiten (z.B. Personalverwaltung, Dienstreiseanträge und deren Abrechnung, Urlaubs- und Krankheitsverwaltung). - Sie haben Freude an der Aktenverwaltung unter Beachtung der Vorschriften und Aufbewahrungspflichten und an der Steuerung von digitalen Aktenläufen. - Sie erfassen Annahme- und Auszahlungsanordnungen und vertreten bei Bedarf die rechnungsbearbeitende Stelle. - Die Kontrolle von Reinigungsangelegenheiten sowie die Aufnahme von Schadens- und Störungsmeldungen bzw. die Erteilung von handwerklichen Arbeitsaufträgen und deren weitere Verfolgung gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben. - Sie sind für die Bestellung und Verwaltung des Materials für den Büro- und Bibliotheksbedarf zuständig.
Qualifikationen:
- Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder haben eine vergleichbare Qualifikation. Alternativ verfügen Sie über eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste. - Sie verfügen idealerweise über Berufserfahrung im Büro-/Sekretariatsbereich. - Sie wenden die modernen Techniken der Bürokommunikation einschließlich der MS-Office-Programme versiert an. Idealerweise haben Sie bereits Erfahrung in SAP. - Sie arbeiten gerne mit Menschen zusammen und überzeugen durch Ihre kommunikative, freundliche Art. - Selbständiges und strukturiertes Arbeiten sowie ein vorausschauendes Handeln zeichnen Sie besonders aus.

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