Sekretariatsaufgaben, Mitarbeit im Vorstandsteam: - Kalendereinträge, Terminverschiebungen, Terminänderungen, Einladen der Kolleg:innen - Unterlagen nachhalten, im persönlichen Kalender Hinterlegen, teilweise Ausdrucke - Terminvereinbarungen mit Stakeholdern (hier ist Protokollarische Sicherheit gefragt, da es sich um Korrespondenzen/Telefonate mit hochkarätigen Personen aus Poltitik, Wirtschaft u.a. handelt - telefonisch, schriftlich (deutsch Und englisch) - Screening - Post-/E-Maileingänge, entsprechende Interne Weiterleitung oder Besprechung mit dem Vorstandsteam (...), darauf achten, dass Dokumente In den Unterschriftsmappen vollständig sind, die Verfügungskette eingehalten wurde usw. - Reisemanagement (in Absprache mit dem Vorstandsteam; Buchungen, - Schriftverkehr deutsch und englisch mit potentiellen Gesprächspartnern im In- und Ausland) - Reisekostenabrechnung - Beauftragung der Übersetzer, nachhalten von Fristen, Rechnungsprüfung (Sachbearbeitung) - Mitwirkung bei der Vorbereitung/Organisation der Kuratoriumssitzung Layouten von Dokumenten, insbesondere für die Kuratoriumssitzung und bei Unterlagen, die für das Kuratorium oder für den Beirat der Bildungsagenda bestimmt sind. Korrespondenz intern und extern, selbständig und nach Vorgabe (deutsch, englisch) Sitzungs-/Besprechungsvorbereitungen (Bewirtung, Raumplanung etc.) Ablageorganisation Stellvertretung für Sekretärin des Vorstandes Datenerfassung/-aktualisierung