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Sachbearbeitung Organisation
Hessisches Landesamt für Bodenmanagement und Geoinformation
Wiesbaden (DE)
Aktualität: 03.10.2024
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03.10.2024, Hessisches Landesamt für Bodenmanagement und Geoinformation
Wiesbaden (DE)
Sachbearbeitung Organisation
Aufgaben:
- Basisleistung der Organisation: Sie erstellen, pflegen und aktualisieren die Geschäftsverteilungspläne und Organigramme der HVBG und unterstützen bei deren Umsetzung in SAP/OM. Sie erstellen operativer Regelungen zur Aktenführung und Schriftgutverwaltung und fertigen Schreiben mit Erlasscharakter zu den unterschiedlichen Themen der Organisation.
- Operative Umsetzung der Geschäftsordnung: Sie unterstützen bei der formalen Berichtskonsolidierung zu zentralen Verfügungen, Berichten, Erlassen und kleinen/großen Anfragen.
- Aktenplanpflege: Sie verantworten die Aktenplananpassungen und unterstützen bei der Weiterentwicklung und Überwachung der Aktenplanstruktur und deren Implementierung in das DMS (Dokumentenmanagementsystem). Zu Ihrem Aufgabengebiet gehören konzeptionelle Arbeiten zur Archivierung von analogen und digitalen Geobasisdaten der Landesvermessung und des Liegenschaftskatasters sowie die Archivierung und Aussonderung von analogen und digitalen Verwaltungsakten.
- Administration des Dokumentenmanagementsystems (DMS): Sie passen das DMS an die Bedürfnisse der HVBG an, unterstützen bei der Konzeption zum Workflow und der Systemstruktur des DMS in der HVBG und verantworten die Benutzerverwaltung inkl. der Berechtigungsvergabe des DMS.
Qualifikationen:
- ein abgeschlossenes Hochschulstudium der Verwaltungswissenschaften oder ein vergleichbares abgeschlossenes Hochschulstudium
- oder ein vergleichbares abgeschlossenes Hochschulstudium Aufgabegebieten
- oder eine abgeschlossene Fortbildungsprüfung II als Verwaltungsfachwirtin bzw. Verwaltungsfachwirt
- oder eine abgeschlossene Berufsausbildung im Büro- bzw. Verwaltungsbereich mit Berufserfahrung in einer Verwaltung
- gute Kenntnisse der Aktenverwaltung und von Dokumentenmanagement-systemen
- ein sicherer Umgang mit den MS Office-Produkten und pdf-Dokumenten
- eine sehr gute Auffassungsgabe und ein ausgeprägtes Organisationsvermögen
- eine sehr hohe Teamfähigkeit sowie Flexibilität bei der Aufgabenerledigung und Belastbarkeit
- die Bereitschaft, das eigene Fachwissen stets zu erweitern sowie ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft, Selbstständigkeit und Kreativität
- eine sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in Wort und nachgewiesene deutsche Sprachkenntnisse nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen auf Niveau C 2
- Kenntnisse im Dokumentenmanagementsystem nach DOMEA-Standard und SAP/OM
- gute Kenntnisse des Verwaltungsaufbaus des Landes Hessen
Standorte