Organisatorische Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Amtes und der amtsangehörigen Gemeinden sowie deren Ausschüsse (Tagesordnung abstimmen, Durchsicht und formelle Prüfung der Beschlussvorlagen, termingerechte Zusammenstellung der Unterlagen, Erstellung der Einladungen und Bekanntmachungen, Vorbereitung der Sitzungsniederschrift, Ausfertigung der gefassten Beschlüsse und Einarbeitung evtl. Änderungen in die von der Verwaltungsvorlage abweichenden Beschlüsse Mandatspflege Aufnahme und Weiterleitung von Bürgereingaben und -anfragen Bürgersprechstunde zur Einsichtnahme von Sitzungsakten und Anfragenentgegennahme Aufnahme und Weiterleitung von Anfragen aus dem/der Amtsausschuss/Gemeindevertretung/Stadtverordnetenversammlung Botengänge / Fahrten zur Erledigung von Aushängen im Rahmen des Sitzungsdienstes im gesamten Amtsgebiet Bindeglied zwischen den Ehrenamtlichen und der Verwaltung Ansprechpartner für die Bürgermeister und Ausschussvorsitzenden bezüglich laufender organisatorischer Fragestellungen Teilnahme an abendlichen Sitzungen einschließlich Protokollführung Stammdatenpflege und Fachanwendungsbetreuung des Sitzungsdienstprogrammes Sternberg einschließlich Verwaltung der Benutzer- und Zugangsdaten Führung des Sitzungskalenders Abrechnung von sitzungsbezogenen Aufwandsentschädigungen, Erstellung von Jahresbescheinigungen für das Finanzamt Mitwirkung beim Verfahren zum Erlass und zur Änderung von Hauptsatzungen und Geschäftsordnungen Führen und Aktualisieren der Ortsrechtssammlung Vorbereitung öffentlicher Bekanntmachungen auf der Homepage des Amtes sowie im Amtsblatt Unterstützen des Wahlleiters, Organisation von Wahlen, Wahrnehmung von Aufgaben der Wahlbehörde, Wahlausschuss, Wahlprüfungsausschuss