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Sachbearbeiter/in Veranstaltungsabwicklung, Assistenz der Amtsleitung
Stadt Bielefeld
Bielefeld (DE)
Aktualität: 08.01.2025
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08.01.2025, Stadt Bielefeld
Bielefeld (DE)
Sachbearbeiter/in Veranstaltungsabwicklung, Assistenz der Amtsleitung
Aufgaben:
- Ihre künftigen Aufgaben Schwerpunkt Veranstaltungsabwicklung: Teilnehmendenverwaltung
- An-, Ab- Ummeldung
- Kursvorbereitung (Zusammenstellen von Kursmaterialien, Unterlagenversand), Kursnachbereitung (Feedbackbögen, Abrechnung, Teilnahmebescheinigungen)
- Schriftverkehr, telefonische/mündliche Auskünfte
- Teilnehmerstammdaten im Fachverfahren anlegen, ändern, ergänzen
- Zusammenarbeit mit der Fachbereichsleitung im Hinblick auf die Kursabwicklung
- Kursleitendenverwaltung
- Versand und Kontrolle des Rücklaufs der Honorarverträge
- Kursvorbereitung (Zusammenstellen von Kursmaterialien, Unterlagenversand bzw. -bereitstellung)
- Medienbereitstellung prüfen
- Abrechnung der Teilnehmendenentgelte, Honorare anweisen
- Schwerpunkt Assistenz der Amtsleitung:
- Unterstützung der Amtsleitung im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft
- Terminplanung und -koordination
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (z. B. Schriftverkehr, Erstellen von Unterlagen, Terminplanung)
- Führen der Wiedervorlage
- Postbearbeitung für die VHS
- Abwicklung Dienstreisen
- Empfang von Gesprächspartnern/innen der Amtsleitung
- Unterstützung bei Aufgaben der VHS (z. B. Versand Programmhefte, Protokollführung, amtsinterne Fortbildungen)
- Zeiterfassung, Krank- und Gesundmeldungen
Qualifikationen:
- Abgeschlossene dreijährige verwaltungsnahe/kaufmännische Berufsausbildung mit entsprechender Berufserfahrung
- Flexibilität in der Gestaltung der Arbeitszeit (gelegentlich auch außerhalb der Kernarbeitszeiten)
- Kenntnisse der Standardsoftware (MS Office)
- Bereitschaft zur Einarbeitung in die VHS-Fachsoftware sowie in das Zeiterfassungsprogramm ATOSS
- Eigeninitiative, Engagement und Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit
- Sicheres und angemessenes Auftreten
- Überzeugungskraft, Zuverlässigkeit und Organisationsgeschick
- Ausgeprägte Kundenorientierung
- Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
Unser Kontakt:
Sie haben noch Fragen? Gerne stehen wir Ihnen hierfür persönlich zur Verfügung.
Frau Kampe, Tel. 0521/51-2442, von der Volkshochschule zu fachlichen Fragestellungen
Frau Weidner, Tel. 0521/51-23867, vom Amt für Personal zum Beschäftigungsverhältnis
Weitere Informationen:
Vielfalt bei der Stadt BielefeldDie Stadt Bielefeld setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Diversität ein. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität.
Die Stadt Bielefeld fördert Frauen beruflich und stellt sie nach den Zielsetzungen des Gleichstellungsplans bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt ein. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind erwünscht.
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